Zum 1. Mai 1999 trat die neue Ausbildungs- und Prüfungsordnung für den höheren Archivdienst für das Land Hessen in Kraft. Sie enthält einige wesentliche Änderungen sowohl für die praktische Ausbildung in den Ausbildungsarchiven wie für die theoretische Ausbildung in Marburg.
In der praktischen Ausbildung findet nun eine differenziertere Benotung der Leistungen statt, die in die Endnote der Ausbildung nach festgelegtem Anteil einbezogen wird. Zudem sind neue Praktikumsphasen von vier Wochen in anders strukturierten Archiven und in Behörden vorgesehen, die dazu dienen sollen, selbst zu sehen, wie andere Archive arbeiten und wie Schriftgut entsteht. Außerdem wurde eine Transferphase von zwei Monaten nach der theoretischen Ausbildung eingeführt, die in Kooperation der Ausbildungsbehörden mit der Archivschule Marburg organisiert wird. Die Änderungen der Prüfungsanforderungen, die nun eine archivrechtliche Klausur vorsehen, wobei in einer anderen Klausur zwischen der Bearbeitung eines mittelalterlichen deutschen und eines neuzeitlichen französischen Textes gewählt werden kann, erforderten eine neue Gewichtung und vor allem eine Verstärkung der archivrechtlichen Teile der theoretischen Ausbildung. Die Reduktion der bisher sechs mündlichen Prüfungen auf zwei je halbstündige Prüfungsgespräche in den Archivwissenschaften und der Verwaltungsgeschichte erlaubt in den historischen Fächern eine stärkere Konzentration auf methodische Fragen. Mit dieser Ausbildungsstruktur, die einige formale Bedingungen ändert, eröffnen sich gleichzeitig neue Möglichkeiten der inhaltlichen Änderungen, die die Ausbildung besser auf den anstehenden Bedarf in einer Gesellschaft sich grundsätzlich ändernder Kommunikationsformen einstellen können.

Zusätzlich zu den Lehrveranstaltungen der vier in der Ausbildungs- und Prüfungsordnung vorgesehenen Gebiete Archivwissenschaft, Verwaltungswissenschaften, Hilfswissenschaften und Geschichtswissenschaft werden Übungen zum Erwerb und zur Vertiefung fachpraktischer Kompetenzen separat organisiert und für fakultativen Besuch nach Bedarf angeboten. Paläographische Übungen geben Gelegenheit, die Lesefähigkeit an Schriftgut aus allen Beständearten zu trainieren. Sprachübungen helfen bei der fachspezifischen Auffrischung der Latein- und Französischkenntnisse. Eine Einführung in den aktuellen Stand der EDV-Anwendungen mit Office-Systemen, Internetbrowsern und E-Mail-Software sowie eine Vorführung von Erschließungsprogrammen wird angeboten. Im Herbsttrimester bereitet eine Übung mit juristischen Arbeitsformen, Gutachten- und Urteilsstil, Heranziehung von Gesetzen und Urteilen und die Nutzung juristischer Datenbanken speziell auf die Klausur im Archivrecht vor.

(Vgl. einen ausführlichen Bericht in: Der Archivar, H. 2, 2000 sowie eine tabellarische Darstellung des Kurrikulums auf der Internetseite der Archivschule)

Angelika Menne-Haritz ist Leiterin der Archivschule Marburg

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Studienreise "Neue Medien im Archiv" in die USA

von Angelika Menne-Haritz

Die Planung der Reise ging auf Kontakte im Rahmen von DFG-Projekten anlässlich des Ludwigsburger Kolloquiums zur Digitalisierung vom November 1998 und des Marburger Kolloquiums über Online-fähige Findbücher im März 1998 zurück.
Es sollten rechtzeitig Informationen über den Entwicklungsstand und das Entwicklungspotential neuer Verfahren gesammelt werden, damit eine Schwerpunktsetzung für die Förderung zukunftsträchtiger Forschungen im Archivwesen erleichtert wird. Die Reisegruppe bestand aus den Mitgliedern des Unterausschusses für überregionale Vorhaben der Archive der DFG Dr. Hans-Dieter Kreikamp, Bundesarchiv, Prof. Dr. Wilfried Reininghaus, Staatsarchiv Münster, PD Dr. Angelika Menne-Haritz, Archivschule Marburg sowie Dr. Sigrun Eckelmann, DFG.

Themen der Gespräche in den besuchten Einrichtungen waren die Entwicklung und die Anwendung der Internetpräsentation von Findbüchern mit Hilfe von EAD (Encoded Archival Description). Die DTD (Document Typ Definition) ist in der Library of Congress hinterlegt und ihre Entwicklung wurde von CLIR (Council on Library and Information Resources) unterstützt. Im NARA (National Archives and Records Administration) wurden neue Verfahren der Erhaltung und Bereitstellung von elektronischen Aufzeichnungen, die einerseits aus statistischen Dateien, andererseits aus Unmengen von aus politischen Gründen nicht bewertbaren E-Mails bestehen, erläutert. An der Universität of Michigan in Ann Abor und in Vancouver wurden Ausbildungseinrichtungen besucht. In San Francisco fanden Gespräche mit der RLG, Research Libraries Group, statt. Auf Einladung style="mso-spacerun: yes"> der RLG konnte die Reisegruppe an dem Primary Sources Symposium in der Yale-Universität in New Haven teilnehmen. Anwesend waren etwa 70 Teilnehmer aus allen Teilen der USA. Aus Europa waren Großbritannien und die Niederlande vertreten. Es wurden verschiedene Aspekte der Online-Präsentation von Archivgut behandelt, wobei es ausschließlich um EAD, seine Leitungsfähigkeit, seine Kompatibilität mit MARC, seine Wirkungen auf die Archivarbeit und um die Akzeptanz bei Archivaren wie Benutzern ging. Ein wichtiges Thema war außerdem die Internationalisierung von EAD.

Durch die Reise und das damit für die Gesprächspartner erkennbare Interesse an amerikanischen Entwicklungen haben sich mehrere Möglichkeiten zu bilateralen Kooperationen ergeben. Mögliche Beispiele sind eine Verbesserung des Zugangs zu Informationen über EAD in Deutschland, eine Kooperation mit amerikanischen Partnern bei der Erprobung von EAD in deutschen Archiven und die Beteiligung an der Weiterentwicklung von EAD mit dem Ziel einer gemeinsamen Erschließungsplattform. Ein Ergebnis ist das im April 2000 von der DFG bewilligte Projekt einer gemeinsamen bilateralen Arbeitsgruppe.

(Vgl.Kurzbericht in: Der Archivar 52, 1999, Heft 4, S. 346-349)

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Neues DFG-Projekt bewilligt: Ausbau der deutsch-amerikanischen Kooperation bei der Entwicklung von Online-Findbüchern

von Angelika Menne-Haritz

Am 10. April wurde der Archivschule Marburg von der DFG mitgeteilt, dass ihr knapp 150 TDM zur Verfügung gestellt werden, um eine deutsch-amerikanische Arbeitsgruppe zur Weiterentwicklung der Online-Erschließung zu organisieren und den deutschen Beitrag zu finanzieren.

Zu dieser gemeinsamen Initiative hatte die amerikanische Förderungsorganisation CLIR nach einem Treffen anlässlich einer Studienreise in die USA im Mai 1999 eingeladen. Sie will bis zu acht amerikanische Experten einladen, um gemeinsam mit der deutschen Arbeitsgruppe im Juni in Washington und im Herbst in Marburg über die Zukunft der Internetnutzung für Archive zu sprechen. Der deutschen Arbeitsgruppe gehören an:

Dr. Nicole Bickhoff, Landesarchivdirektion Baden-Württemberg, Stuttgart
Dr. Mechthild Black-Veldtrup, Hauptstaatsarchiv Düsseldorf
Dr. Edgar Büttner, Bundesarchiv, Koblenz
Beate Friedrich, Bundesarchiv, Stiftung Parteien und Massenorganisationen der DDR, Berlin
Bernhard Grau, Hauptstaatsarchiv München
Dr. Angelika Menne-Haritz, Archivschule Marburg
Klaus Tempel, Geheimes Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz, Berlin <7P>
Katharina Tiemann, Westfälisches Archivamt, Münster.

Thema der gemeinsamen Besprechungen werden die aktuellen Verfahren der Online-Präsentation von Archivgut in beiden Ländern und ihre zukünftige Weiterentwicklung sein. Dabei geht es um die möglichst komfortable Nutzung von Nachweisinformationen über Ar-chivgut und um die Herstellung von Schnittstellen zwischen den nationalen Systemen. Damit werden der zunehmend internationalen Forschung und Archivnutzung kombinierte Zugänge etwa mit Spezialsuchmaschinen und über Archivportale bereit gestellt werden können.

Die Erwartungen der amerikanischen Teilnehmer sind auf die methodischen Erfahrungen bei der Erschließung von Archivgut auf der deutschen Seite gerichtet und die deutschen Teilnehmer erhoffen sich bessere Kenntnisse über den Stand der technologischen Entwicklung. Ergebnis sollen neue Schnittstellen für internationale Kooperation und einen erweiterten Zugang zu Archiven sein.

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Besuch von Anne van Camp und Daniel Pitti

von Angelika Menne-Haritz

Am 21. und 22. September 1999 fand in der Archivschule Marburg ein Gespräch über die EAD-Entwicklung in den USA statt.
Anne van Camp berichtet über die Angebote der RLG (Research Libraries Group) im Rahmen des neuen Archival Resources Angebots. Dort steht für Mitglieder eine Datenbank mit 8000 Findbüchern aus amerikanischen und ausländischen Archiven zur Verfügung, die nach verschiedenen Kategorien durchsucht werden kann. Die RLG bietet die Integration von Findbüchern auch für Nichtmitglieder an.

Daniel Pitti, Universität Charlottesville, Virginia, ist einer der Väter und wirkungsvollsten Multiplikatoren von EAD. Er hatte die Idee, analog zur Textcodierung in den Geisteswissenschaften Findbücher zu kodieren und damit ihre semantischen Strukturen zu kennzeichnen, so dass sie im Browser am Bildschirm als Findbuch erscheinen. Für ihn sind die wichtigsten Vorzüge von EAD die strukturierte Präsentation ähnlich dem gedruckten Findbuch, die Portabilität der digitalen Erschließungsdaten, die von Betriebssystemen unabhängig sind und die Verknüpfbarkeit der Erschließungsangaben über verschiedene Ebenen hinweg.

Bei den Gesprächen zeigten sich beide Gesprächspartner von der Leistung von MIDOSA-Online beeindruckt. Vor allem waren sie von der automatischen Generierung aus der Datenbank und von der Möglichkeit zur Darstellung von Zusatzinformationen über die archivische Bearbeitung angetan. Sie schlugen vor, anstelle einer EAD-Anwendung in Deutschland eine Übersetzungstabelle als Schnittstelle zwischen beiden Darstellungsformen zu erstellen. Die RLG erklärte sich bereit, deutsche Entwicklungen in ihre Datenbank zu integrieren.

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Archivwissenschaftliche Ausbildung in Amerika

von Angelika Menne-Haritz

Im August 1999 fand ein "Archival Educators Meeting" auf Einladung von Richard Cox und Elizabeth Yakel an der Universität Pittsburg statt
Mit 7 Teilnehmern aus allen Teilen der USA war das Treffen gut besucht. Die zentrale Frage war die zukünftige Verbandsorganisation dieses Arbeitsbereichs. In mehreren Beiträgen wurden Beispiele aktueller Ausbildungsgänge vorgestellt. Als ausländische Beispiele waren die Archivschule Marburg und die Universität Amsterdam hinzugebeten worden. Die Beiträge werden im Herbstheft 2000 des American Archivist publiziert. Für alle Teilnehmer der Tagung war die Bilanz der letzten Jahre ausgesprochen beeindruckend. In dieser Zeit ist die Anzahl der Professorenstellen für Archivwissenschaft an den amerikanischen Universitäten von 1 auf 30 angestiegen und die Möglichkeiten, eine archivarische Fachausbildung zu bekommen, haben sich sehr erweitert. Hintergrund dieser Entwicklung ist der Einsatz elektronischer Informations- und Kommunikationstechnik, die auch die Inhalte der Ausbildung prägt. Die Absolventen der Studiengänge streben meist keine festen Anstellungen im staatlichen Bereich an. Ihr Arbeitsmarkt liegt zu einem großen Teil in der Privatwirtschaft.

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Entwurf ISO/CD 15489 "Records Management" erschienen

von Nils Brübach

Bei dem seit 1997 laufenden internationalen Normungsprojekt für den Bereich Archive und Schriftgutverwaltung ist mit dem Anfang Dezember 1999 vorgelegten Komitee-Entwurf ISO/CD 15489 ein wichtiges Zwischenergebnis erzielt worden. Der deutschen Fachöffentlichkeit steht dieser Entwurf zur Prüfung und Stellungnahme zur Verfügung.

An der Erarbeitung des Komitee-Entwurfs waren die USA, Kanada, Au-stralien, Frankreich, Großbritannien, Schweden, Irland und die Bundesrepublik Deutschland aktiv beteiligt. Die zukünftige Internationale Norm wird vor allem für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen relevant sein. Damit wird auf internationaler Ebene zum ersten Mal der Versuch unternommen, Ansätze, Methoden und Arbeitsabläufe im Bereich der Schriftgutverwaltung systematisch zu analysieren und zu vergleichen und gemeinsame Anforderungen zu definieren. Dabei treffen ganz unterschiedliche Traditionen und Konzepte von Schriftgutverwaltung aufeinander.

Die Zielsetzung besteht darin, für die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die bei privaten oder öffentlichen Organisationen für den internen und externen Gebrauch entstehen, unabhängig von ihrer physischen Beschaffenheit und der logischen Struktur einen Rahmen zu schaffen. Der Bereich der Schriftgutverwaltung, also auch das „Vorfeld“ der archivischen Kernaufgaben stehen dabei im Mittelpunkt. Die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen in Archiven sollen hingegen nicht berücksichtigt werden, selbst wenn in einigen Ländern Schriftgutverwaltung und Archivverwaltung miteinander verbunden sind. ISO 15489 stellt eine Rahmenrichtlinie dar, die zu bestehenden deutschen Regelungen und zur deutschen Schriftgutverwaltungspraxis nicht im Widerspruch steht. Der Text ist konkret genug, um Bedeutung, Funktion und Elemente von Schriftgutverwaltungssystemen klar zu definieren, andererseits ausreichend weit gefasst, um alternativen Prozeduren Raum zu geben. Diese Prozeduren werden in einem internationalen Fachbericht eingehend beschrieben. Durch Indices und eine identische Gliederung bei den Abschnitten der Norm und des Fachberichts ist sichergestellt, dass eine leichte Benutzbarkeit und ein hoher praktischer Nutzen für die Implementierung und Ausgestaltung von Schriftgutverwaltungssystemen gewährleistet sind.

Nils Brübach ist Dozent an der Archivschule Marburg

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Veranstaltung mit Tora Bikson und Jeff Rothenberg

von Angelika Menne-Haritz

Nach Besprechungen im Rahmen eines Kooperationsprojektes mit dem Reichsarchiv der Niederlande in Den Haag besuchten Tora Bikson und Jeff Rothenberg am Dienstag, dem 6. April 1999, die Archivschule Marburg um im Rahmen eines Workshops mit den Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmern über Ergebnisse aus ihren Forschungen, über Auswirkungen von elektronischer Kommunikation und über die langfristige Erhaltung des Zugangs zu elektronischen Aufzeichnungen zu berichten.

Die Forschungen der Rand Corporation auf dem Gebiet der elektronischen Auf zeichnungen sind sehr praxisbezogen.
Organisationen, wie die CLIR (Commission on Library und Information Ressources) in Washington und die RLG (Research Libraries Group) in San Francisco geben dort für ihre Mitgliedsorganisationen Untersuchungen in Auftrag und publizieren die Ergebnisse im Druck und auf ihren Web-Servern. Sie sind weltweit führend in der innovativen Entwicklung neuer Konzepte für digitale Bibliotheken und Archive.

Tora Bikson hat über die gesellschaftlichen Auswirkungen der E-Mail-Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürgern und über die Grundanforderungen für Medienkompetenz und für berufliche und persönliche Qualifikationen im Umgang mit Online-Medien gearbeitet und publiziert. Jeff Rothenbergs Forschungen stehen in Zusammenhang mit der Erhaltung digitaler Information über lange Zeiträume. Er hat für die CLIR seinen viel diskutierten Vorschlag entwickelt, anstelle kostspieliger Migrationen Strategien der Emulation auszuarbeiten. In der Rand Corporation arbeiten 600 Wissenschaftler über Themen aus allen gesellschaftlichen Bereichen an der Entwicklung innovativer Konzepte. Sie wird sowohl mit öffentlichen wie privaten Geldern und aus Stiftungen finanziert.

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Sitzung des Beirates und des Haushaltsausschusses

von Eckard Zissel

Am 15.2.2000 hat im Hauptstaatsarchiv Wiesbaden eine Sitzung des Haushaltsausschusses sowie des Beirates der Archivschule Marburg stattgefunden.
Der Haushaltsausschuss hat sich mit den Haushaltsabschlüssen der Jahre 1998 und 1999, dem Haushaltsvoranschlag für das Jahr 2001 sowie der Erarbeitung einer Empfehlung für die Preise der Ausbildung für die Jahre 2002 und 2003 beschäftigt.

Nach der Verabschiedung des neuen Finanzierungsmodells im Jahr 1996 besteht die Möglichkeit, für die zum Haushaltsausgleich nicht benötigten Mittel eine Rücklage zu bilden. Im Jahr 1999 erfolgte erstmals eine Entnahme aus der Rücklage. Die Höhe der Rücklage belief sich nach Abschluss des Haushaltsjahres 1999 auf ca. 134.000,00 DM. Die Haushaltsführung der Archivschule für die Jahre 1998 und 1999 wurde von dem Ausschuss zustimmend zur Kenntnis genommen.

Bei der Beratung des Haushaltsvoranschlages für das Haushaltsjahr 2001 wurde die voraussichtliche Einnahme-Ausgabe-Entwicklung der Jahre 2000 und 2001 zu Grunde gelegt, soweit diese absehbar ist. Der Haushaltsvoranschlag für das Jahr 2001 ist im wesentlichen eine Fortschreibung der Ansätze des laufenden Haushaltsjahres 2000. Hinsichtlich der künftigen Festlegung der Preise verständigte man sich darauf, eine Fortschreibung der bestehenden Sätze für die Haushaltsjahre 2002 und 2003 zu empfehlen.

Zum Ende der Beratungen des Haushaltsausschusses berichtete der Referatsleiter Haushalt beim Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst, Herr Ministerialrat Kühn, über die geplanten Reformen im Bereich des Haushalts- und Finanzwesens. Voraussichtlich zum Haushaltsjahr 2001 soll bei der Archivschule und den hessischen Archiven die Umstellung der Finanzbuchhaltung auf kaufmännisches Rechnungswesen unter Einsatz einer entsprechenden Software erfolgen.

In der anschließenden Sitzung des Beirates der Archivschule Marburg wurden die vom Haushaltsausschuss ausgesprochenen Empfehlungen aufgegriffen, und der Haushaltsvoranschlag für das Haushaltsjahr 2001 sowie die Fortschreibung der Preise für die Ausbildung für die Jahre 2002 und 2003 beschlossen. In einem weiteren Punkt hat sich der Beirat mit der Frage der Umsetzung der neuen Ausbildungs- und Prüfungsordnung für den höheren Archivdienst, insbesondere bezüglich der Durchführung der Transferphase, beschäftigt. Es erfolgte ein Informationsaustausch zur Handhabung des Ablaufs der Transferphase bei den verschiedenen Archivverwaltungen. Am Ende der Beratungen stand die Bekräftigung des Beschlusses vom November 1995 über die Gliederung des Vorbereitungsdienstes. Danach erfolgt die Ausbildung im höheren Archivdienst in folgender Reihenfolge: 8 Monate praktische Ausbildung bei den Ausbildungsarchiven, 12 Monate theoretische Ausbildung an der Archivschule Marburg, 1 Monat Ausbildung am Bundesarchiv, 2 Monate Transferphase und eine abschließende 1-monatige Prüfungsphase.

Eckard Zissel ist Verwaltungsleiter der Archivschule Marburg

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Umbau/Neubau der Archivschule

von Eckard Zissel

Der Um-/Neubau der Archivschule wurde bereits bei der Planung in verschiedene Bauteile gegliedert, um die Arbeit der Archivschule bei Baubeginn so wenig wie möglich zu beeinträchtigen.
Unter Bauteil I fiel die umfassende Renovierung des Gebäudes Bismarckstraße 32, welches im Jahr 1900 erbaut und vor dem Ankauf durch das Land Hessen im Jahr 1990 über lange Jahre vom Staatsbauamt Marburg genutzt wurde. Der Bauteil II betrifft die Sanierung und Erweiterung des Gebäudekomplexes in der Liebigstraße 39, der aus dem Jahr 1960 stammt. In diesem Bauteil soll die Bibliothek sowie im obersten Geschoss ein Seminarraum entstehen. Bauteil III umfasst den Abriss des Gebäudeteils Liebigstraße 39, der aus dem Jahr 1969 stammte. Dort entsteht über drei Etagen der künftige Seminartrakt der Archivschule.

Im Mai 1999 erfolgte der Umzug der Verwaltung von der Bismarckstraße 32 in die Liebigstraße 39. Die dort vorhandenen Räumlichkeiten reichten soeben aus, um die Büros der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterbringen zu können. Auf einer Etage dieses Gebäudeteils war bereits vor dem Umzug die Arbeitsbibliothek untergebracht. Das historische Gebäude in der Bismarckstraße wurde in ca. siebenmonatiger Bauzeit umfassend renoviert. Dabei wurden neue Sanitär- und Elektroinstallationen eingebaut. Sämtliche Räumlichkeiten wurden EDV-gerecht verkabelt, vorhandene Parkettfußböden aufgearbeitet und Fußböden neu verlegt. Da das Gebäude unter Denkmalschutz steht, durften an der Außenfassade keine Veränderungen vorgenommen werden. Beim Austausch der Fenster wurde auf Grund von Auflagen des Denkmalschutzes darauf geachtet, Holzfenster mit ähnlichem äußeren Erscheinungsbild einzubauen, wie sie nach Bau des Hauses Anfang des Jahrhunderts eingebaut waren.

Vor der Renovierung des Gebäudes waren das komplette Dachgeschoss sowie Teile des Kellergeschosses nicht nutzbar. Diese Etagen wurden ebenfalls so hergerichtet, dass sie nunmehr nutzbar sind. Bei der Durchführung der Arbeiten haben sich immer wieder zeitliche Verzögerungen ergeben. Ab dem Zeitpunkt des Umzugs der Verwaltungen in die Liebigstraße 39 fanden die Ausbildungskurse ausschließlich in den Seminarräumen des Hessischen Staatsarchivs Marburg statt. Fortbildungsveranstaltungen konnten in den noch verfügbaren alten Seminarräumen in der Liebigstraße durchgeführt werden.

In der Woche vor Weihnachten 1999 konnte mit dem Rückumzug in die Bismarckstraße 32 begonnen werden, obwohl dort noch umfangreiche Bauarbeiten im Gange waren. Da der Unterrichtsbetrieb am 17.12.1999 endete, konnte die Zeit vom 20. bis 31.12.1999 genutzt werden, um nach dem Rückumzug wieder einigermaßen „arbeitsfähig“ zu werden. Der wichtigste Teil der Arbeitsbibliothek wurde nach dem Rückumzug im Erdgeschoss eingerichtet. Ein Teil der Bücher muss bis zur endgültigen Fertigstellung der Umbaumaßnahme im Keller in Regalen gelagert werden. Wegen ständig steigender Anforderungen der EDV-Nutzung wurde im Dachgeschoss ein weiterer Raum als „EDV-Labor“ eingerichtet. Somit besteht für die Kursteilnehmer die Möglichkeit, nunmehr an ca. 20 Arbeitsplätzen außerhalb der Unterrichtszeiten das Internet-Angebot und sonstige EDV zu nutzen. Fast alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Archivschule sind wieder in ihre ehemaligen Räumlichkeiten zurück gekehrt. Im Dachgeschoss steht zusätzlich ein Besprechungszimmer, ein Zimmer für Gäste und auswärtige Dozenten der Archivschule sowie ein Raum zur Unterbringung von Lehrmaterialien zur Verfügung. Im Keller wurde ein separater Raum zur Aufstellung eines Kopierers eingerichtet. Beeinträchtigungen durch Bauarbeiten mussten jedoch noch in den ersten Wochen des neuen Jahres in Kauf genommen werden.

Anfang des neuen Jahres wurde mit den Demontagearbeiten in der Liebigstraße 39 begonnen. Der Teilabriss des Gebäudes erfolgte im Februar diesen Jahres. Schwierige Gründungsarbeiten auf dem Gelände sowie Probleme, wie z. B. die Entsorgung eines alten Heizöl-Erdtanks, haben inzwischen schon wieder zu zeitlichen Verzögerungen geführt. In so fern bleibt abzuwarten, ob der ursprünglich vorgesehene Termin für die Fertigstellung der Arbeiten bis zum Ende diesen Jahres eingehalten werden kann.

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Personalmitteilungen

von Eckard Zissel

Mit Wirkung vom 1.4.2000 wurde der Verwaltungsleiter der Archivschule Marburg, Herr Eckard Zissel, zum Amtsrat befördert.

Herr Dr. Andreas Metzing, der als Dozent für die historischen Fächer bei der Archivschule tätig ist, wurde mit Wirkung vom 1.5.2000 nach erfolgreich absolvierter Probezeit unter Berufung in das Beamtenverhältnis auf Lebenszeit zum Archivrat ernannt.

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Neue Veröffentlichungen der Archivschule von Andreas Metzing

Die erste Jahreshälfte 1999 stand hinsichtlich der Veröffentlichungen ganz im Zeichen der Überarbeitung bewährter „Klassiker“.
Die 1992 als Band 20 der Reihe in erster Auflage erschienenen und zwischenzeitlich vergriffenen „Schlüsselbegriffe der Archivterminologie“ wurden von der Autorin, Angelika Menne-Haritz, einer grundsätzlichen Überarbeitung und Erweiterung unterzogen. Dass dieses Buch weiterhin sehr gefragt ist beweist die Tatsache, dass wegen der großen Nachfrage schon ein knappes Jahr nach Erscheinen der überarbeiteten Auflage ein Neudruck erforderlich ist, der noch im Lauf der ersten Jahreshälfte 2000 erscheint.

Ein ebenfalls sehr gefragtes Werk aus der Veröffentlichungsreihe der Archivschule ist der Band 1, „Gebräuchliche Abkürzungen des 16. – 20. Jahrhunderts“. Erstmals 1966 von den inzwischen verstorbenen Marburger Archivaren Kurt Dülfer und Hans-Enno Korn herausgegeben, war er seitdem sechs Mal in jeweils ergänzter Form neu aufgelegt worden. Da die letzte dieser Erweiterungen im Jahr 1986 erfolgt war, hat nun Karsten Uhde eine erneute Überarbeitung dieses Standardwerks vorgenommen, das damit bereits in siebter Auflage erscheint.

Die zweite Hälfte des Jahres 1999 war von der Vorbereitung des Tagungsbandes geprägt, in dem die Beiträge des 4. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg zum Thema „Digitale Archive – Ein neues Paradigma?“ veröffentlicht werden. Das im April 2000 erschienene Werk enthält wichtige Diskussionsbeiträge zu der immer dringlicher werdenden Frage, wie die Archive auf die stetig wachsende Digitalisierung von Verwaltungsunterlagen reagieren können bzw. sollen.

Für den weiteren Verlauf des Jahres 2000 sind folgende weitere Publikationen geplant: Der bereits erwähnte Neudruck der „Schlüsselbegriffe der Archivterminologie“, das Curriculum für die historischen Fächer des gehobenen Archivdienstes, der Bericht über eine archivische Informationsreise in die USA, die Neuauflage der „Vorschriften zur archivarischen Ausbildung“ sowie der Tagungsband des Ende Mai 2000 stattfindenden 5. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums zum Thema „Der Zugang zu Verwaltungsunterlagen – Transparenz als archivische Dienstleistung“.

Bei den Verkaufszahlen ist für 1999 insgesamt ein erfreulicher Zuwachs festzustellen. Zwar gingen die Zahlen der über Direktbestellung vertriebenen sowie der an Kurs- und Fortbildungsteilnehmer verkauften Publikationen leicht zurück, doch dieser Rückgang wurde durch die stark angestiegene Zahl der über den Buchhandel vertriebenen Veröffentlichungen mehr als ausgeglichen.

Andreas Metzing ist Dozent an der Archivschule Marburg

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

1999: Ein Überblick in Zahlen

von Karsten Uhde

Für einen ersten Überblick über die Leistungen der Archivschule wurden zunächst einige wichtige Zahlen aus den nachfolgenden Tabellen zusammengestellt.
Weitere Daten sind dem Jahresbericht 1999 zu entnehmen.

Insgesamt ist die Zahl der Kursteilnehmer, Dozenten und Gäste zwar leicht gesunken, was vor allem auf die kleineren Kurse im Fortbildungsbereich zurückzuführen ist, mit rund 34 Personen je Beschäftigtem der Archivschule aber immer noch hoch.

Gegenüber dem Vorjahr sind dabei vor allem die Veränderungen bei den Gastvorträgen bemerkenswert, die sich fast verdoppelt hat. Erstmals konnten wir auch für ein Jahr komplett die Zahlen der Nutzung unseres Internet-Angebots ermitteln.

Allgemeines:
Kursteilnehmer, Dozenten und Gäste der Archivschule 401 Personen
pro Beschäftigtem der Archivschule 33,4 Personen
Schriftliche Anfragen zur Ausbildung 111 Anfragen
Pressereaktionen 24 Artikel
Bibliotheksbenutzung 937 Benutzertage
Nutzung unseres Internetangebotes 508.587 Hits

Ausbildungsbereich:
Kursmonate der Fachhochschule
   (35.-37.FHSK) 18 Monate
Kursmonate des Instituts
   (32.-33.WK) 16 Monate
Insgesamt      34 Monate

Dozenten:
aus Hessen (incl. Archivschule) 22 Personen
sonstiges Bundesgebiet 6 Personen

Gastvorträge:
gesamt 18 Termine
Referenten: 17 Personen
davon Archivare 13 Personen

Exkursionen:
Gesamt: 5 Exkursionen
Institut für Archivwissenschaft 3 Exkursionen
Fachhochschule 3 Exkursionen
dabei wurden besucht 23 Institutionen
darunter 17 Archive

Prüfungen:
geprüfte Personen 37 Personen
schriftliche Prüfungen 148 Prüfungen
mündliche Prüfungen 222 Prüfungen

Fortbildungsbereich:
Zahl der Fortbildungsveranstaltungen 15 Seminare
Teilnehmer insgesamt 224 Personen

Veröffentlichungsbereich:
Neu veröffentlichte Bände 3 Bände
Verkaufte Bände 1.722 Bände

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Aus dem Fortbildungsprogramm

von Christa Kieselbach

Im zweiten Halbjahr 2000 werden folgende Fortbildungskurse angeboten

11. – 12. Juli
ASK 63: Office-Systeme im Archivalltag. - Wenig genutzte Funktionen
Kursleitung: Dr. Franz-Josef Ziwes

24. – 26. Juli
ASK 41: Rechtsfragen im Archivalltag
Kursleitung: Prof. Dr. Rainer Polley

4. – 8. September
GK 1: Einführung in die Ordnung und Verzeichnung von Archivgut
Kursleitung: Dipl. Archivarin Katrin Rübenstrunk und Dr. Gisela Fleckenstein

16. – 18. Oktober
ASK 22: Schäden an Archivgut erkennen, begrenzen und behandeln

16. – 18. Oktober
ASK 61: EDV im Archiv. Neue Entwicklungen und ihr Nutzen für Archive
Kursleitung: Dipl.-Archivar Werner Engel

23. – 25. Oktober
SIK 52: Work-Flow und Dokumentenmanagement in der öffentlichen Verwaltung
Kursleitung: PD Dr. Angelika Menne-Haritz

3. – 4. November
SIK 53: Normungsverfahren im Bereich der Schriftgutverwaltung
Kursleitung: Dr. Nils Brübach und Dr. Ruth Kappel

6. – 8. November
SIK 61: Das Internet in der Öffentlichkeitsarbeit der Archive
Kursleitung: Dr. Karsten Uhde

13. – 17. November
GK 3: Aufgaben und Betrieb kleiner und mittlerer Archive
Kursleitung: Dipl.-Archivar Stefan Benning, M.A. und Dr. Andrea Wettmann

Kontakt:
Christa Kieselbach
Tel. 06421/16971-12
Kieselba@mailer.uni-marburg.de

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Einführungsseminar des 35. Wissenschaftlichen Kurses

von Rainer Polley

Am 30. und 31. Mai 2000 findet das Einführungsseminar für die Archivreferendarinnen und Archivreferendare des 35. Wissenschaftlichen Kurses (2000 – 2002) statt.
Erwartet werden insgesamt 18 Teilnehmerinnen und Teilnehmer, darunter: 3 vom Bundesarchiv, 4 aus Baden-Württemberg, 2 aus Niedersachsen, 5 aus Nordrhein-Westfalen, 2 aus Sachsen, 1 aus Sachsen-Anhalt, 1 aus Schleswig-Holstein sowie 1 aus Thüringen.

Nach der Begrüßung und Vorstellung durch die Leiterin und den Studienleiter der Archivschule, Frau PD Dr. Angelika Menne-Haritz und Herrn Prof. Dr. Rainer Polley, wird Herr Prof. Dr. Hartmut Weber, Präsident des Bundesarchivs, den Eröffnungsvortrag halten mit dem Thema: „Die öffentlichen Archive im aktivierenden Staat: Dienstleistung und Benutzerorientierung als Leitbilder moderner Archivarbeit“. Nach einem gemeinsamen Imbiss folgt eine Vorführung von Herrn Dr. Karsten Uhde unter dem Thema: „Archive im Internet: Präsentation von Findmitteln und Einrichtungen – Wie findet man das?“. Herr Dr. Nils Brübach wird danach einen Überblick über die Standardliteratur und Hinweise zur Vorbereitung auf die theoretische Ausbildung geben. Den Tag wird der Pressereferent der Stadt Marburg, Herr Erhart Dettmering, mit dem Referat „Leben und Arbeiten in Marburg: Eine Einführung in die Stadt Marburg“ beschließen.

Am folgenden Tage wird Herr Dr. Brübach eine Einführung in Struktur und Geschichte des Archivwesens in Deutschland geben. Herr Prof. Dr. Polley wird anhand der Ausbildungs- und Prüfungsordnung für den höheren Archivdienst im Lande Hessen vom 23. Mai 1997 auf die Prüfungsanforderungen und formalen Vorschriften für die Ausbildung eingehen und in Gemeinschaft mit Frau PD Dr. Menne-Haritz die Organisation der theoretischen Ausbildung nach inhaltlicher Struktur und zeitlichem Ablauf vorstellen. Nach der Mittagspause wird Herr Prof. Dr. Polley im Beitrag „Das Archivreferendariat, Organisation, Ablauf und statusrechtliche Fragen“ auch den beamtenrechtlichen Rahmen der Ausbildung behandeln. Die Archivschule hofft, den neuen Archivreferendarinnen und Archivreferendaren damit wieder Informationen über die theoretische Ausbildung in Marburg vermitteln zu können, die den eigentlichen Start Anfang Januar 2001 erleichtern.

Wie üblich wird am ersten Tage des Einführungsseminars die Konferenz der Ausbildungsleiter und Ausbildungsleiterinnen tagen, die nach einem Erfahrungsaustausch über den 34. Wissenschaftlichen Kurs, den ersten Jahrgang nach der reformierten wissenschaftlichen Ausbildung, auch die bestmöglichen Bedingungen für die einzelnen Phasen der praktischen und theoretischen Ausbildung des neuen Lehrgangs des höheren Archivdienstes erörtern wird.

Rainer Polley ist Studienleiter der Archivschule Marburg

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Verabschiedung des 32. Wissenschaftlichen Kurses

von Karsten Uhde

Am 30. 4. 1999 wurde in Anwesenheit vieler Dozenten und der Vertreter der nachfolgenden Kurse der 32. Wissenschaftliche Kurs der Archivschule Marburg verabschiedet.
Er war der letzte Kurs, der noch in den alten Hörsälen in der Liebigstraße unterrichtet wurde. Damit hat uns ein konstruktiv im Unterricht mitarbeitender und sehr engagierter Kurs verlassen, was sich auch bei der Vorbereitung und Durchführung des 3. Archivwissenschaftlichen Kolloqui-ums gezeigt hat. Vielen wird sicherlich auch die gemeinsame Lehrveranstaltung mit Studierenden der Karls-Universität Prag in Erinnerung bleiben, über die bereits in Heft 11 berichtet wurde.

Folgende Teilnehmerinnen und Teilnehmer des 32. Wissenschaftlichen Kurses haben am 30. April 1999 ihre Ausbildung erfolgreich beendet:

Dr. Frank Althoff, Rheinland-Pfalz
Dr. Georg Asmussen, Sachsen-Anhalt
Dr. Lorenz Beck, Nordrhein-Westfalen
Dr. Claudia Becker, Hessen
Dr. Wolfgang Becker, Sachsen
Dr. Susanne Brockfeld, Geheimes Staatsarchiv Berlin
Dr. Sabine Graf, Niedersachsen
Dr. Beate Sophie Gros, Hessen
Dr. Ulrike Gutzmann, Mecklenburg-Vorpommern
Dr. Jens Heckl, Sachsen-Anhalt
Dr. Annette Hennigs, Nordrhein-Westfalen
Dr. Christian Hoffmann, Niedersachsen
Dr. Susanne Knoblich, Berlin
Elke Koch, Baden-Württemberg
Dr. Rainer Maaß, Hessen
Dr. Robert Meier, Nordrhein-Westfalen
Dr. Carl-Jochen Müller, Baden-Württemberg
Dr. Renate Schindler, Rheinland-Pfalz
Dr. Andreas Schmauder, Baden-Württemberg
Dr. Monika Sinderhauf, Nordrhein-Westfalen
Wolfgang Stetter, Baden-Württemberg
Dr. Elke Strang, Hessen
Dr. Peter Wiegand, Nordrhein-Westfalen

Zurück zum Inhaltsverzeichnis

Niederlande-Exkursion des 33. Wissenschaftlichen Kurses der Archivschule, 6. bis 10. September 1999

von Andreas Erb u.a.

Einmal jährlich unternimmt die Archivschule Marburg mit ihren wissenschaftlichen Kursen eine einwöchige Exkursion in ein benachbartes europäisches Land, das sich durch eine besondere archivische Tradition und aktuelle, neue, interessante Entwicklungen auszeichnet
Die diesjährige Exkursion führte den 33. Wissenschaftlichen Kurs der Archivschule Marburg in die Niederlande. Dort erkundeten die vierzehn Referendare unter Leitung von Dr. Angelika Menne-Haritz und Dr. Nils Brübach aktuelle Entwicklungen in der archivischen Ausbildung und Praxis.

Zunächst machte die Gruppe noch bei der "KGSt" ("Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung") in Köln halt. 1949 von Städtetagsmitgliedern gegründet, ist die Stelle als Solidarverband von Städten, Gemeinden und Kreisen tätig. Sie versteht sich als "Denkfabrik", die den etwa 1500 Mitgliedern zur gemeinsamen Weiterentwicklung der Verwaltungseffektivität dient. Ungefähr hundert Mitarbeiter, die in verschiedenen Teilbereichen tätig sind, erbringen zum einen die seit langem typischen Dienstleistungen der Stelle: So erstellen sie Gutachten und Berichte und organisieren Seminare und Kongresse. Zum anderen kamen in jüngerer Zeit zwei Tätigkeitsfelder hinzu: die Kommunalberatung (auf Basis des Neuen Steuerungsmodells mit Betonung von Kontraktmanagement und Controlling) sowie das "kikos"-Projekt (kommunales Informations- und Kommunikationssystem). Besonders dieses kurz vor dem Start stehende Vorhaben einer informationellen Wissensbereitstellung bietet Anknüpfungspunkte und Nutzungsmöglichkeiten auch für kommunale Archive. Neben diesem Punkt wurde in der Diskussion die zukünftige Entwicklung der Verwaltungsdienstleistungen angesprochen, vor allem die Gewichtung von "Front-Office" und "Back-Office" – bzw. von Schalterdienst und Internet-Angeboten – sowie das Problem der mangelnden Kompatibilität der Aktenpläne und Geschäftsprozesse in den Kommunen.

Die erste Station in den Niederlanden bildete die Besichtigung des Rijksarchivs der Provinz Limburg in Maastricht, bei der vor allem die besonderen baulichen Gegebenheiten im Vordergrund standen. Das Archiv befindet sich in einem mittelalterlichen Klosterbau aus dem 14. Jahrhundert, der nach der Vertreibung der Franziskaner aus der Stadt im 17. Jahrhundert vor allem für militärische Zwecke – so z.B. als Zeughaus und Magazin – genutzt wurde. Seiner heutigen Nutzung wurde das Gebäude im Rahmen der französischen Besetzung zugeführt: Das Archiv der Departementhauptstadt Maastricht fand nunmehr in dem vormaligen Sakralbau seinen Platz. Die Führung durch Th. J. van style="mso-spacerun: yes"> Rensch zeigte eindrucksvoll, dass trotz der spezifisch archivischen Nutzungsanforderungen der historische Charakter der Baulichkeiten unverändert erhalten geblieben ist: In der ehemaligen Kirche befinden sich heute eine Ausstellung und ein moderner, geräumiger Benutzersaal, darunter in einer eigens geschaffenen "Krypta" ein Veranstaltungsraum. Das Problem des Platzmangels wurde durch den Bau eines 1996 fertiggestellten dreigeschossigen Tiefmagazins behoben, das neben einer je nach Schriftgutart variierenden Klimatisierung auch eine sogenannte "Dienststraße" bietet, die es ermöglicht, Lesesaal, Bibliothek und Restaurierungswerkstatt zu erreichen, ohne Depots betreten zu müssen und dadurch zur Beeinflussung des Raumklimas beizutragen.

Die neuen Schwerpunkte in der niederländischen Archivarsausbildung standen im Mittelpunkt des Besuchs der Archiefschool an der Universität Amsterdam am Dienstag. In seinem Eingangsreferat stellte Prof. Eric Ketelaar die kürzlich veränderte Prüfungs- und Studienordnung vor, mittels derer die angehenden Archivare statt wie bisher zu Historikerarchivaren nun zu "strategic information managers" ausgebildet werden sollen. Wie die Ausbildung der Archivare für den höheren Dienst konkret aussehen soll, präsentierte Dr. Hans Scheurkogel in seinem Vortrag: Der umfangreiche traditionelle Fächerkanon aus mittelalterlichen und neuzeitlichen Hilfswissenschaften sowie den historischen Fächern wurde in der neuen Prüfungsordnung zugunsten der neuen Studienschwerpunkte Archiv- und Informationswissenschaft zusammengestrichen. Statt einer postgradualen Ausbildung gibt es nun ein eigenes Studium an der Archiefschool, die als autonome Institution eng mit der Universität Amsterdam zusammenarbeitet. Eine vergleichbare Schwerpunktverschiebung im Fächerkanon gibt es auch in der Ausbildung für den gehobenen Archivdienst an der Fachhochschule, wie Noemi Volovics anschließend ausführte. Gleichermaßen ehrgeizige Ziele verfolgt die Archiefschool mit ihrem neuen Fortbildungsprogramm, das Thijs Laeven vorstellte. Die 450 traditionell ausgebildeten, bereits berufstätigen Archivare in den Niederlanden sollen dadurch die Möglichkeit erhalten, mit den sich ändernden Rahmenbedingungen des Berufs (v.a. Probleme der Digitalisierung, Internet sowie interdisziplinäres Arbeiten) vertraut gemacht zu werden. In insgesamt vier Ausbildungseinheiten von jeweils fünf Tagen können die Teilnehmer ihre Kenntnisse in den Themenbereichen Archive und Archivwissenschaft, Schriftgutbildung, Archivverwaltung sowie Archive und Organisation vertiefen. Durch mehrere kurze "model-lectures" erhielten die deutschen Besucher am Nachmittag einen konkreten Einblick in den Vorlesungsbetrieb.

Der Mittwoch war dem Rijksarchief in Den Haag gewidmet. Nach der Begrüßung durch Dr. Han Mulder stellte Paul van Roijen die jetzige niederländische Archivlandschaft dar. Nach seiner Ansicht erleben die Aufgaben und das Berufsbild der Archivare seit der Archivgesetzgebung von 1995 einen dramatischen, aber durchaus positiven Wandel. Hanno de Vries präsentierte dann das für staatliche Behördenbestände entwickelte Modell "Pivot:" Etwa 40 Mitarbeiter des Rijksarchiefs und der Ministerialregistraturen sind dafür innerhalb einer Projektstruktur eingesetzt. "Pivot" wurde 1991 vom Allgemeinen Staatsarchivdienst und den Ministerien als Projekt ins Leben gerufen, inzwischen wird es für Massenüberlieferungen erfolgreich angewandt und stößt in den Ministerien auf immer mehr Akzeptanz. Der Grundgedanke von "Pivot" ist, dass zum einen eine Bewertung von "Handlungen" der Ministerien stattfindet, zum anderen die Bewertung und Erschließung des Schriftgutes bereits vor Eingang ins Archiv erfolgt. Auf der Ebene der Provinzen und Kommunen ist "Pivot" noch nicht umgesetzt worden, aber große Städte wie Amsterdam haben schon Interesse bekundet. Hans Hofman erläuterte anschließend das derzeit in Verbindung mit dem Innenministerium durchgeführte Projekt „Digital Longevity“, bei dem in Zusammenarbeit mit internationalen Partnern eine Strategie für eine langfristige Sicherung des Zugangs zu digitalen Aufzeichnungen entwickelt wird. Dabei werden sowohl Migrations- wie Emulationslösungen erprobt.

Am Nachmittag folgte ein Besuch der Registratur des Finanzministeriums in Den Haag. Der Leiter der Registraturabteilung (Semi-statisch Archief), Hans Simons, erläuterte, daß seine Abteilung mit dem Records-Management des Ministeriums befasst sei. Im Rahmen des "Pivot-Projektes" wurden Institutionsberichte erarbeitet, welche die gesetzlichen Grundlagen, auf denen die Behörde arbeitet, beschreiben. Sie legen fest, welche Unterlagen zu kassieren oder aufzubewahren sind. Die Registratur nimmt also bereits die Bewertungsentscheidung für das Archiv vor, indem sie ihre Schriftstücke selbständig nach den Handlungsbereichen des Basisbewertungsdokumentes klassifiziert. Die wichtigsten Auswahlkriterien bei der Erarbeitung der Institutionsberichte, die laufend erweitert, ergänzt und aktualisiert werden müssen, waren die Wahrung a.) der berechtigten Interessen der Bürger, b.) der rechtlichen Interessen des Staates sowie c.) die Bewahrung des nationalen Kulturerbes. Die Bewertungsentscheidungen werden mittels Auswahllisten auf das Schriftgut angewandt. Allerdings sind diese Listen zu grob, um auf die Akten (Dossiers) in ihrer Bearbeitungsphase angewandt zu werden. In dieser Phase ist vielmehr der Aktenplan vorrangig, der allerdings nur bedingt mit seinem deutschen Pendant zu vergleichen ist. Erst in ihrer "semi-statischen" Phase werden die Dossiers mit Hilfe des Basisbewertungsdokuments, das die Beschreibung der "Vorgänge" beinhalten, verwaltet. Dieses System wird gerade implementiert. Nahziel der Registratur ist es, ein elektronisches Record-Keeping-System einzuführen, das mit Hilfe von "Pivot" eine noch engere Kooperation zwischen der Ministerialregistratur und dem Rijksarchiefdienst ermöglicht. Es erlaubt einerseits die Klassifikation der Dossiers bereits entsprechend ihrer späteren Formation im Archiv, andererseits der Registratur – über ein Indexsystem – die Recherche und damit den Zugriff auf ihr abgegebenes Schriftgut.

Anschließend präsentierte uns das Team die Funktionen des neuen Registrierungssystems. Es handelt sich in der Hauptsache um eine Windows-gestützte, netzwerkfähige Datenbank. Sie erlaubt die Verwaltung des eingehenden, internen und ausgehenden Schriftguts der Behörde. Kernstück des Systems sind ein Document- und ein Filemanager, die eine virtuelle Bildung von Vorgängen ermöglichen, so dass der Sachbearbeiter jederzeit einen Überblick über die Akten zu "seinem" Fall hat. Fernziel ist eine vollständige Digitalisierung des gesamten Schriftverkehrs. Als ungelöstes Problem erweist sich allerdings noch die Übernahme dieser digitalisierten Daten durch das Rijksarchief.

Der Tag in Den Haag endete mit einer Abschlussbegegnung in den Räumen des Rijksarchiefs. Bei einem köstlichen Lunch gab es wieder einmal Gelegenheit, die hervorragende Gastfreundlichkeit und die berufliche Offenheit der niederländischen Kolleginnen und Kollegen zu genießen. Der beim Empfang geäußerte Wunsch, uns "a very comfortable day" zu organisieren, war mehr als gelungen.

Am nächsten Vormittag stand "Het Utrechts Archief" auf dem Programm, wo uns Dr. Joyce Pennings und Arend Pietersma mit der Konzeption des Hauses vertraut machten. In diesem Archiv sind seit dem vergangenen Jahr Staats- und Stadtarchiv zu einem Historischen Zentrum für Stadt und Provinz Utrecht zusammengeschlossen. Daneben befindet sich Schriftgut des Bistums und anderer religiöser Organisationen unter den Beständen, aber auch eine große Anzahl von Nachlässen von Großbetrieben und Privatpersonen. Obwohl beide Einrichtungen schon lange unter einem Dach lebten, gab und gibt es viele Unterschiede zu überbrücken, wie unterschiedliche Software, Findmittel und Zuständigkeiten. "Pivot" als ein auf staatliche Behörden zugeschnittenes Modell findet in dem Gemeindearchiv, das den größten Teil der Bestände ausmacht, keine Anwendung. Als "Diener zweier Herren" steht die neue Schöpfung unter der Aufsicht eines paritätisch von Staat und Kommune besetzten Gremiums von sechs Personen. Das Modell einer solchen Gemeinschaft, mit dem vorhandene Mittel effizienter eingesetzt werden sollen, wird bereits in Groningen, Maastricht und Arnheim praktiziert bzw. noch diskutiert. Während einer Führung durch die Räume des Archivs lernten wir zwei Erschließungssysteme für die Utrechter Notariatsakten und die Bildersammlung kennen, in denen die Dokumente (130.000 Notariatsurkunden und zur Zeit 6.500 von etwa 200.000 Bildern) eingescannt wurden und nun über ein Suchsystem zu benutzen sind. Den Genealogen, die ungefähr zwei Drittel der Benutzer ausmachen, stehen zwei Räume mit Indexbänden, Mikrofilmen und Lesegeräten zur Selbstbedienung zur Verfügung. Am Ende der Führung stand eine Präsentation von Archivalien, die von regionaltypischen Urkunden und Karten bis zu Stücken aus dem Nachlass des letzten deutschen Kaisers reichte.

Am Nachmittag des 9. September durften wir eine Einladung des 1935 eingerichteten "Internationaal Instituut voor sociale Geschiedenis" (IISG) in Amsterdam wahrnehmen. Nach dem Mittagessen in den Räumen des Instituts unternahm Marien van der Heijden eine Führung des Marburger Referendarkurses durch das Haus. Anschließend an eine Filmvorführung über die Gründungsgeschichte und Entwicklung des IISG, dessen Sammlungstätigkeit und Bestände, konnten offengebliebene Fragen zu Trägerschaft, Mitarbeiterzahl, Budget oder Akquisition von Nachlässen geklärt werden. Die Frage nach der Einbeziehung der "oral history" hinsichtlich der Ergänzung der Sammlungen war von besonderem Interesse. Die folgende Besichtigung der weitläufigen Magazinräume begann mit Erläuterungen zum Gebäude, das früher als Kakaolager gedient hatte. Die 7 lfd. km Bestände werden vorwiegend von ausgebildeten Archivaren der niederländischen Archivschule betreut. Im IISG befinden sich etwa 2.000 Sammlungen, eine Million Druckschriften und zahlreiche audio-visuelle Medien. Die verfügbaren Archivalien sind sämtlich online recherchierbar. Den größten Teil der Sammlungen bilden Nachlässe von Sozialisten, Sozialdemokraten und Anarchisten aus aller Herren Ländern. Überrascht hat die Tatsache, dass die Magazine durchaus nicht nur "Flachware" bargen: Standarten, Büsten und Propagandamaterial füllten mehrere Schränke. Während der Führung wurden spezielle Probleme eines internationalen Archivs deutlich. So bilden beispielsweise sprachliche Barrieren bei ostasiatischem oder indischem Schriftgut zuweilen Verzeichnungshindernisse, die nur teilweise durch externe Mitarbeiter beseitigt werden können. Die Flut der eingehenden Materialien bringt eine stiefmütterliche konservatorische Behandlung nahezu zwangsläufig mit sich. Höhepunkt und Abschluss des Besuchs stellte eine Zimelienschau dar. Hier wurden Autographen von Marx, Trotzki und anderen Persönlichkeiten präsentiert. Anschließend bestand die Möglichkeit zur Teilnahme an einem internationalen Kongress von Gewerkschaftsarchivaren im gleichen Haus. Die gewonnenen Eindrücke eines Archivs außerhalb der öffentlichen Verwaltung ließen den Besuch im IISG zu einem besonderen Erlebnis werden.

Am Ende der Niederlande-Exkursion stand der Besuch beim Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in Winschoten, wo uns Dr. B. Looper die Geschichte und Arbeitsweise des Hauses vorstellte. Unterstützt wurde er dabei von zwei Kollegen, die uns am konkreten Beispiel die Verzeichnungsarbeit mit dem CAST-Programm erläuterten. Bis zum Ende dieses Jahres will der CAS dieses Programm so weiterentwickelt haben, dass es unter Windows laufen kann. Der CAS ist die größte Organisation, die Erfahrung mit dem "Pivot-Projekt" hat und auf diesem Gebiet viel experimentiert, um die Frage zu beantworten: Ist "Pivot" machbar? Seit der Gründung 1981 wurden 200 lfd. km Akten mit dieser Methode bearbeitet. Inzwischen arbeiten 110 Angestellte in ca. zehn Projektgruppen. Der CAS ist dem Innenministerium unterstellt und wird von diesem finanziert. Das Jahresbudget liegt bei elf Millionen Gulden. Seitdem 1995 die Aufbewahrungsfrist per Archivgesetz von fünfzig auf zwanzig Jahre verkürzt wurde, sind die Ministerien verpflichtet, ihre Akten dem CAS anzubieten. Das stellte alle vor eine ganze Reihe neuer Aufgaben. Derzeit wird noch überwiegend staatliches Archivgut von etwa zwanzig Ministerien bearbeitet, Dr. Looper sprach aber die Vermutung aus, dass zukünftig in immer höherem Maße auch nichtstaatliches Schriftgut nach Winschoten gelangen wird. Mit den Ministerien werden Verträge über sechs bis zehn Jahre geschlossen, und in den monatlichen Sitzungen wird gemeinsam beraten, wie die Ergebnisse der Arbeit mit "Pivot" aussehen sollen. Das bearbeitete Schriftgut liefert der CAS am Ende direkt an das Rijksarchief in Den Haag. Im Anschluss an eine interessante Diskussion der neueren Entwicklungen wurden uns noch die Lagerhalle und das Archiv gezeigt, wo die Aktenmassen eindrucksvoll mit dem Gabelstapler bewegt werden. Insgesamt erwies sich der Besuch beim CAS als ein gelungener Abschluss unserer Exkursion. Alle Teilnehmer waren sich einig, eine schöne und gewinnbringende Fahrt erlebt zu haben. Die beeindruckende Professionalität sowie die gastfreundliche und offene Art der niederländischen Kollegen werden sie in bester Erinnerung behalten.

Die Autorinnen und Autoren Andreas Erb, Myriam Erwin, Thomas Fritz, Karsten Kühnel, Jens Metzdorf, Claudia Neesen, Birgit Rauch, Nicolas Rügge, Harald Stockert und Christof Strauß waren Mitglieder des 33. Wissenschaftlichen Kurses

Zurück zum Inhaltsverzeichnis