Abstract zur Veröffentlichung Nr. 33

Electronic Government und Transparenz. Die Öffnung der Verwaltung als Konsequenz der neuen Informations- und Kommunikationstechniken

Klaus Lenk, Lehrstuhl für Verwaltungswissenschaft, Universität Oldenburg

Electronic Government verleiht der Forderung nach Verwaltungstransparenz neue Schubkraft, weil es verspricht, sie besser zu erfüllen. Die Herstellung des technischen Zugangs zur Verwaltungsinformation und der Abbau rechtlicher Hürden des Informationszugangs werden als Gebot der Stunde betrachtet. Aber Transparenz muss hergestellt werden: Wissen muss vermittelt, Information verständlich gemacht und auf konkrete Zwecke und Nutzungssituation bezogen werden. Die Herstellung von Transparenz als Aufgabe von Wissensmanagement erfordert es, nach Wissensarten und Adressaten zu differenzieren. Am Beispiel der Bürgerinformation im Rahmen der Verfolgung konkreter Anliegen gegenüber der  Verwaltung wird dies exemplarisch erläutert. Abschließend wird gefragt, was geschehen muss, wenn zwar Verwaltungstransparenz zum rechtpolitischen Selbstläufer wird, aber sowohl das handlungspraktische als auch das aufklärende Wissen weiterhin Mangelware ist.

 

 

Aufgeweckte Wächter - Die internationale Diskussion um Elektronische Aufzeichnungen , Postkustoden und archivarische Verantwortung

Jens Metzdorf, Sächsisches Staatsarchiv Leipzig

Angesichts der grundlegenden Umgestaltung der Schriftgutverwaltungen durch die zunehmende Digitalisierung und die Einführung elektronischer Bürosysteme ist das traditionelle "Lebensphasen"-Modell von Aufzeichnungen international in Frage gestellt worden. Die Vorstellung von einer zweigeteilten Existenz von Aufzeichnungen, die nach dem "Leben" in der Verwaltung durch "Umwidmung" zu "totem" Archivgut werden, haben australische und nordamerikanische Theoretiker zugunsten des "Records-Continuum"-Modells ersetzt. Dieses betont die Evidenz, die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen und Entscheidungsprozessen, als einigenden Zweck von Aufzeichnungen zu jedem Zeitpunkt ihrer Existenz. Diesem müssen Schriftgutverwaltung ("Records-manager") und Archivare angesichts instabiler Verwaltungen, wechselnder IT-Systeme und flüchtiger Speichermedien gemeinsam dienen. Daraus folgt die notwendige Überschreitung der kustoden archivischen Verantwortung: Von seinem Stammplatz als Wächter der überlieferten "Wahrheiten" muß sich der Archivar als Informationsdienstleister offensiv in den vorarchivischen Bereich begeben und an der Einrichtung elektronischer Bürosysteme mitwirken, will er in Zukunft überhaupt noch aussagekräftige (Daten­)Bestände übernehmen. Dieser "Postcustodialism" kann bei fehlenden technischen Voraussetzungen im Archiv auch den Verzicht auf die "physische" Übernahme bedeuten. Die in Deutschland verbreitete Skepsis gegenüber dem "Postcustodialism" ist allerdings solange unbegründet, wie der Zugang zu Verwaltungsinformationen als genuin archivische Dienstleistung definiert wird.

Die Aussagekraft des Materiellen – Unveränderte Bewahrung als Sicherung authentischer Aussagekraft

Albrecht Ernst, Hauptstaatsarchiv Stuttgart

Am Beispiel des Aktenverlustes im Bundeskanzleramt und verschiedenen Aktenfälschungen in Archiven werden die Bedeutung der materiellen Nach­vollziehbarkeit von Verwaltungsentscheidungen und die Auswirkungen, die dies haben kann, beschrieben. Der Autor stellt sodann anhand der Kriterien des „Intrinsischen Wertes“, der Diplomatik und der Aktenkunde archivische Methoden vor, die im Bereich der Bestandserhaltung eingestzt werden, um die Aussagekraft des Materiellen zu sichern und zu rekonstruieren. Er verweist darauf, dass nur mit dem Blick auf Entstehungsprozesse und ihre Spuren und bestimmten äußeren formalen sowie inneren Kriterien ein Verstehen der Inhalte überhaupt erst möglich gemacht wird.

Von Urkunden zu elektronischen Akten – Die Wirkung von Strukturformen von Verwaltungsschriftgut auf seine Aussagekraft

Nils Brübach, Archivschule Marburg

Der Beitrag zeigt, auf welche Weise die Aussagekraft unterschiedlicher Strukturtypen von Unterlagen an ihre Kompositionsform und an die spezifischen Merkmale der Verknüpfung von Struktur, Kontext und Inhalt gekoppelt sind. Er stellt den Entwicklungsprozess von der Urkunde über Serienakten bis hin zur Entstehung von analogen Sachakten dar und weist nach, dass die Entstehung von Akten als neuer Kompositionsform eine Folge der technischen Innovation des Übergangs vom Pergament zum Papier als Informationsträger gewertet werden kann. Die Methode der Strukturanalyse wird vorgestellt und gezeigt, wie ihr Instrumentarium als Planungsgrundlage für den Aufbau digitaler Schriftgutverwaltungssysteme eingesetzt werden kann. Es wird nachgewiesen, warum die aus der Verwaltungstätigkeit abzuleitende Funktionsbezogenheit eine Anforderung für die Sicherung der Aussagekraft digitaler Aufzeichnungen anzusehen ist und präsentiert Werkzeuge, die in digitalen Registraturen zur Sicherung von Aussagekraft eingesetzt werden können.

Leistung und Methoden der Aktenkunde bei der Interpretation formalisierter Merkmale von historischem Verwaltungsschriftgut

Lorenz Friedrich Beck, Sächsisches Hauptstaatsarchiv, Dresden

Der Beitrag stellt das Instrumentarium der historischen Hilfswissenschaft Ak­tenkunde zusammen, mit dem aus den Merkmalen und Bearbeitungsspuren von Aktenschriftstücken Rückschlüsse auf die Geschäfts- und Bearbeitungs­gänge in der aktenführenden Stelle gezogen werden können. Für die drei Ar­beitsgebiete der Aktenkunde, die systematische, die genetische und die ana­lytische Aktenkunde werden ausgewählte, insbesondere stark formalisierte Kennzeichen von Schriftstücken aus der historischen Aktenwelt bis ins 20. Jahrhundert beispielhaft zusam­mengestellt. Die Schlußüberlegung ist den Merkmalen von Akten gewidmet, die für die Herstellung von Transparenz der Verwaltungs­vorgänge und der Entscheidungsfindung auch im elektronischen Umfeld un­verzichtbar erschei­nen.

Benutzungsanleitung im Internet

Beate Dorfey, Landeshauptarchiv Koblenz

Die im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit entstandenen Internet-Seiten der Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz haben den Versuch unternommen, durch eine ebenso gezielte wie unterhaltsame Benutzungsanleitung im Internet neue Nutzerkreise an die archivische Arbeit heranzuführen. Besonderes Augenmerk wurde dabei dem archiv-unerfahrenen Benutzer gewidmet, für den spezielle Angebote wie eine Virtuelle Archivführung entwickelt wurden, die ihm das vielfältige Spektrum archivischer Tätigkeit erläutern und so den Einstieg in die eigenständige Arbeit erleichtern. Durch die konsequente Verzahnung geschichtlicher mit zugehöriger archivischer Information wird der Benutzer zur Beschäftigung mit Archivgut angeregt. Die durch den Einbau zahlreicher gestalterischer Elemente erzielte Attraktivität der Seite kann nicht nur wirksam zur Förderung der Beschäftigung mit Archiven eingesetzt werden, sondern auch zur Verbesserung des Zugangs zu archivischen Informationen und zur Steigerung der Transparenz archivischer Leistungen.<(P>

Präsentation archivischer Tektonik im Internet – Archivinformationen, Online-Findmittel, digitalisiertes Archivgut. Ein Werkstattbericht

Gerald Maier, Landesarchivdirektion Baden-Württemberg<>/P>

Die Internet-Technologie bietet neue Formen und Möglichkeiten für den Zugriff auf Archivgut als zentrale Dienstleistung der Archive.
Innerhalb der Tektonik eines archivischen Online-Angebots lassen sich dabei folgende Informationsebenen unterscheiden:

  • Archivübergreifende Portale mit Suchmaschine,
  • Archiv-Homepage mit Grundinformationen,
  • Online-Beständeübersicht, evtl. mit sachthematischen Bezügen,
  • Online-Findbücher und
  • Digitalisiertes Archivgut.

    Am Beispiel der staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg werden in Form eines Werkstattberichts die Möglichkeit einer Präsentation archivischer Tektonik im Internet vorgestellt und ein Einblick in neue Technologien für Online-Findmittel und digitalisiertes Archivgut gegeben.

    Europäische Ansätze bei der Präsentation von Online-Findmitteln

    Hans-Dieter Kreikamp, Bundesarchiv

    Das in den Vereinigten Staaten entwickelte Verfahren, mit Hilfe von Encoded Archival Description (EAD) Findbücher in ihrer strukturierten Gestaltung ins Internet zu stellen und Recherchen auf die archivischen Informationen sowohl bestands- als auch archivübergreifend anzulegen, ist im europäischen Raum rasch übernommen worden. Führend war dabei das Public Record Office, das bei der Adaption dieses Verfahrens sich freilich auf analoge Terminologie und Aktenstrukturen stützen konnte. Gleichwohl waren einige signifikante Änderungen erforderlich.
    Eine weitere Ausdehnung wird EAD in Europa dadurch erfahren, dass sich die französische Archivverwaltung entschlossen hat, die Funktion eines Knotenpunktes für den französischen Sprachraum zu übernehmen, um Informationen über EAD-Anwendungen zu verbreiten und die EAD-Instrumente in die französische Sprache zu übersetzen. Eine entsprechende Funktion könnte auch im Rahmen eines vom Bundesarchiv geplanten Projekts erfüllt werden, das Archivare sowohl aus den deutsch-sprachigen Nachbarländern als auch aus den Bundesländern zur gemeinsamen Entwicklung von EAD-Werkzeugen zusammenführen soll.

    Die Herstellung internationaler Kompatibilität archivischer Erschließungs­angaben mit XML-Austauschformaten

    Angelika Menne-Haritz, Archivschule Marburg

    Das Internet eröffnet neue Wege und Methoden für die Bereitstellung von Archivgut. Mit seiner Nutzung können die Benutzer ganz anders als bisher respektiert und in ihrem Wunsch, sich selbst neue Kenntnisse zu erarbeiten, unterstützt werden. Der Repräsentation von Erschliessungsergebnissen in der Verknüpfung von Entstehungszusammenhängen und Strukturen ohne Beschränkung auf punktuelle Recherchemöglichkeiten kommt dabei eine entscheidende Funktion zu, die durch die Schaffung von internationalen Austauschformaten unter Einsatz von XML-Technologien eine Verknüpfung verschiedener auf nationaler Erschließungstradition basierender Erschließungsergebnisse über eine gemeinsame Plattform erlauben. Dieser Philosophie folgt das von der Archivschule Marburg in Kooperation mit der Landesarchivdirektion Baden-Württemberg erstellte Softwarepaket MIDOSA-Online, dessen Leistungen im Beitrag vorgestellt werden. Midosa-Online ist ein lizenzfreies, offenes Software-System für die Erstellung von archivischen Find­mitteln zur navigierenden, strukturgestützten, indexorientierten oder volltextbasierten Recherche, mit dem online und analog Beständeübersichten und Findbücher in einem XML-basierten Austauschformat nach EAD zur Integration in amerikanische Suchmaschinen automatisch erstellt werden können. Mit der Möglichkeit der Integration von Hintergrundinformationen zur Bewertung, zur Erschließung und zum Inhalt können Bearbeitungsentscheidungen dokumentiert und so der überlieferte Zustand eines Bestandes besser nachvollziehbar gemacht werden

    Strategien und Spielräume archivischer Behördenberatung

    Thekla Kluttig, Sächsisches Staatsministerium des Innern, Dresden

    Die Archivgesetze haben zwar die Stellung der Archive gestärkt, räumen ihnen aber bezüglich der Schriftgutverwaltung der Behörden nur beratende Funktion ein. Diese Funktion muß von den Archiven durch strategisches Handeln auf der Grundlage eines Konzepts zur archivischen Behördenberatung und damit Überlieferungsbildung wahrgenommen werden. Die sächsische Archivverwaltung kooperiert z.B. in diesem Sinne aktiv und auf vielfältige Weise mit ihren anbietungspflichtigen Stellen. Basis ihrer Aktivitäten ist die Entscheidung, angesichts der vernetzten Arbeit der Behörden und Gerichte die Behördenbetreuung und Überlieferungsbildung intensiv zwischen den Archvien abzustimmen.
    Die Spielräume der Archive sind nicht nur durch ihre personelle Ausstattung begrenzt, die eine intensive Beratung der Behörden erschwert. Neben spektakulären Mißständen wie der Vernichtung von Akten über die Privatisierung der Leuna-Werke im Bundeskanzleramt ist vor allem der schleichende Verfall der Aussagefähigkeit von Unterlagen der öffentlichen Verwaltung zu benennen: Welche Position nehmen die Archivare ein, wenn ihre Dienstherren vom „Regieren per Mausklick“ schwärmen und der - scheinbaren - Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns zunehmend mehr Gewicht beimessen als seiner Nachvollziehbarkeit?

    Archivische Beteiligung bei der Konzeption von Bürosystemen in Hessen - eine Zwischenbilanz

    Andreas Hedwig, Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden

    Für die hessischen Staatsarchive bemüht sich federführend das Hauptstaatsarchiv Wiesbaden um eine Einflussnahme auf die Bürosysteme in der hessischen Landesverwaltung. Aus archivischer Sicht spielt hierbei die Schriftgutverwaltung eine zentrale Rolle. Daher engagiert sich das Hauptstaatsarchiv seit den 1970er Jahren bei Schulungsmaßnahmen für Registratoren, seit Beginn der 1990er Jahre in Zusammenarbeit mit der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung mit dem Ziel, die aktenplanbasierte Schriftgutregistrierung auch beim Umstieg auf digitale Registraturprogramme konsequent beizubehalten. Seit 1991 entsendet das Archiv einen Vertreter in den Unterausschuss Büroautomation des Landesautomationsausschusses, der die Aufgabe hat, in die Entwicklungen der Büroautomationstechniken innerhalb der Landesverwaltung regelnd einzuwirken. Die Teilnahme dort erleichtert insbesondere den Zugang zu den EDV-Projekten in der Landesverwaltung. So gehörten die Staatsarchive z.B. 1998 zu den ersten im hessischen Landesintranet mit einer eigenen Homepage vertretenen Institutionen.

    Überlegungen zu einem neuen Benutzungskonzept im Bundesarchiv

    Michael Hollmann, Bundesarchiv

    Die Entwicklung der Informationstechnologie wird die Präsentation archivischer Erschließungsdaten von Grund auf verändern. Die allgemeine Akzeptanz von Datenbanken und ihre ubiquitäre Zugänglichkeit über das Internet bieten den Benutzern der Archive die Möglichkeit, sich vor dem Archivbesuch so über das Archiv, seine Bestände und die zu erwartenden Quellen zu informieren, daß kostspielige Archivreisen künftig besser geplant werden können. Auch die Archivare sollten die neuen Medien nutzen und zur besseren Vorbereitung von Archivrecherchen mit einem offensiven Informationsangebot bis hin zu einer medialen Einweisung in archivkundliche und hilfswissenschaftliche Probleme auf ihre Klienten zugehen. Die Grundlage eines solchen, fortlaufend zu optimierenden Angebots könnte eine differenzierte, ständige Benutzerprofilanalyse sein.
    Von gleichfalls zentraler Bedeutung für die Optimierung von Benutzungsprozessen wird die Diskussion der Benutzung als methodisches Problem sein. Im Mittelpunkt dieser Diskussion sollte die Frage einer strukturierten, die prioritäre Auswertung von “Leitbeständen” nutzende Heranführung der Benutzer an die von ihnen gesuchten Informationen stehen.

    Die Transparenz der Archivierung – Entscheidungsdokumentation bei der archivischen Bewertung

    Jürgen Treffeisen, Landesarchivdirektion Baden-Württemberg

    Entscheidungsdokumentation bei der archivischen Bewertung muss innerhalb der Archivarszunft eigentlich selbstverständlich sein. Dass dies nicht immer so ist, liegt an dem weiterhin gebräuchlichen Bewertungsinstrument “archivisches Fingerspitzengefühl”, das eine Transparenz der Archivierung verhindert. Auch gegenüber den Nutzern, insbesonders den Wissenschaftlern, ist die Bewertung offen zu legen, da sonst ein Zerrbild der historischen Wirklichkeit entstehen könnte. Eine lückenlose Transparenz muss der Archivar auch gegenüber den ablieferungspflichtigen Institutionen pflegen. Im Optimalfall wird die Bewertungsentscheidung in enger Kooperation erarbeitet.
    Dem jeweiligen Personenkreis und dessen Bedürfnissen entsprechend ist das Medium der Entscheidungsdokumentation zu wählen. Im Rahmen von Gesprächen und Diskussionen, innerhalb von Arbeits- und Projektgruppen tauschen die Archivare ihre Bewertungsentscheidungen aus. Auch das schnelle Medium Internet garantiert eine Offenlegung noch während der Bewertung. Der Nutzer des Archivguts ist hingegen an einer dauerhaften Hinterlegung der Bewertungsentscheidung interessiert. Daher ist in jedem Findmittel die Bewertungsentscheidung zu dokumentieren. Als Medium der Offenlegung der Bewertungsentscheidung gegenüber den ablieferungspflichtigen Institutionen bieten sich Behördenbesuche und vor allem Behördentage an, an denen die Mitarbeiter der abliefernden Stellen ins Archiv eingeladen werden.

    Das allgemeine Informationszugangsrecht zwischen Datenschutz, Archivgesetzen, Amtsgeheimnis und Verwaltungseffizienz

    Hermann Rumschöttel, Generaldirektor der Staatlichen Archive Bayerns

    Einleitend werden die Argumente der Befürworter, der Kritiker und der Gegner eines allgemeinen Informationszugangsrechts zusammengefaßt und eine allgemeine Ent­wicklungstendenz hin zu Akteneinsichtsgesetzen festgestellt. Die Beteiligung der deutschen Archivare an der rechtlichen, verwaltungswissenschaftlichen und verwal­tungspraktischen Diskussion über solche Gesetze ist sehr zurückhaltend. Das ist falsch, weil diese rechtlichen Regelungen, wie an Beispielen verdeutlicht wird, das Archivwesen und die archivischen Aufgaben nicht unerheblich berühren. So wie die Datenschutzbeauftragten und die Verwaltung ihre fachlich-rechtliche Position in die Diskussion einbringen, so sollten auch die Archive ihre essentials formulieren. Einige davon sowie verschiedene archivpolitische Forderungen und Handlungsstrategien werden am Schluß genannt.

    Die deutsche Gesetzgebung im Sog nationaler und supranationaler Transparenzregelungen

    Udo Schäfer, Landesarchivdirektion Baden-Württemberg

    Mit dem Brandenburgischen Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetz (BbgAIG) vom 10. März 1998, dem Berliner Informationsfreiheitsgesetz (BlnIFG) vom 15. Oktober 1999 und dem Informationsfreiheitsgesetz für das Land Schleswig-Holstein (IFG SH) vom 9. Februar 2000 sind in Deutschland zum ersten Mal Gesetze in Kraft getreten, die ein generelles subjektiv-öffentliches Recht auf Zugang zu Unterlagen öffentlicher Stellen begründen. In Europa haben nationale und supranationale Transparenzregelungen einen Sog erzeugt, in den auch die deutsche Gesetzgebung mehr und mehr hineingezogen wird. Der Beitrag behandelt die nationale Transparenzgesetzgebung in Schweden, in Frankreich, in Italien und im Vereinigten Königreich von Großbritannien und Nordirland. Außerdem beschäftigt er sich mit supranationalen Transparenzregelungen des Europarats und der Europäischen Union. An der bisherigen Rezeption des generellen subjektiv-öffentlichen Rechts auf Zugang zu Unterlagen öffentlicher Stellen durch die deutsche Gesetzgebung ist bedenklich, dass weder strukturelle Unterschiede zwischen dem deutschen Recht und anderen Rechten noch Defizite anderer Transparenzregelungen bedacht worden sind.

    Die gesetzgeberische Entwicklung zu dem Akteneinsichts- und Infor­mationsfreiheitsgesetz in Brandenburg und zu den Informations­freiheitsgesetzen in Berlin und Schleswig-Holstein

    Rainer Polley, Archivschule Marburg

    Der Beitrag behandelt die deutsche Vorgeschichte der allgemeinen Akteneinsichts- und Informationsfreiheitsgesetze in den Bundesländern Brandenburg (1998), Berlin (1999) und Schleswig-Holstein (2000) unter Einbeziehung der Bundesgesetzgebung seit dem Umweltinformationsgesetz von 1994. Beleuchtet werden im Vergleich die wesentlichen Ziele und Inhalte der Gesetze und wichtiger ohne Erfolg gebliebener Gesetzentwürfe unter Hinweis auf den jeweiligen Erfolg oder Misserfolg ihrer politischen Initiatoren. Eine Prognose über die zu erwartende Fortsetzung dieser Art der Gesetzgebung wird abgegeben. Eine kritische Gesamtwürdigung hinterfragt ihren Allgemeinheits-Topos. Auf die jeweils unterschiedlichen Konkurrenzverhältnisse zum archivgesetzlichen Benutzungrecht, die zugleich Ausdruck eines Widerstreits unterschiedlicher Prinzipien der Allgemeinen Rechtslehre sind, wird eingegangen und damit die Forderung an die zukünftige Gesetzgebung verbunden, das Verhältnis der allgemeinen Informationsfreiheitsgesetze zur den Archivgesetzen in den Gesetzen selbst klar und eindeutig zu regeln, also unter konkreter Benennung der anzuwendenden Bestimmungen.

     

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