Projektplanung

Planung eines Retrokonversionsprojekts

Bitte beachten: Die zur Verfügung gestellten Informationen, Merkblätter und Formulare auf den Seiten der Koordinierungsstelle stellen lediglich Hilfsmittel dar. Die Konsultation dieser Seiten und die Nutzung entsprechender Formulare sind somit keine Voraussetzung für die Antragstellung bei der DFG. Alle für eine Antragstellung notwendigen Informationen finden Sie auf den Seiten der DFG.

An dieser Stelle geben wir Ihnen einige Hinweise zum zeitlichen und organisatorischen Ablauf eines DFG-geförderten Retrokonversionsprojekts.

Ziel ist die Online-Stellung der retrokonvertierten Findmittel im eigenen System sowie in einem überregionalen Archivportal. Dazu müssen zuerst geeignete Findmittel identifiziert und einige Daten erhoben werden. Um eine optimale Einteilung in Förder- und Eigenanteil bestimmen zu können, empfiehlt sich dabei die Benutzung des Mengengerüsts. Dieses ist vor allem für die Markterkundung ein erprobtes Hilfsmittel.

Nach erfolgter Markterkundung fertigen Sie den eigentlichen Förderantrag an und reichen diesen direkt bei der DFG ein. Dies ist ganzjährig möglich. Nach erfolgter Bewilligung wird die eigentliche Retrokonversion an einen Dienstleister vergeben oder mit eigenem Personal direkt im Archiv durchgeführt. Nach der formalen und inhaltlichen Prüfung durch das Archiv können die nun digitalen Findmittel an den gewünschten Stellen online zur Verfügung gestellt werden. Durch den Abschlussbericht zeigen Sie der DFG die erfolgreiche Fertigstellung ihres Projektes an, erst danach können Sie sich mit einem weiteren Retrokonversionsprojekt um DFG-Förderung bewerben.

Erfolgreiche Retrokonversionsprojekte können über die von der DFG bereitgestellten Datenbank GEPRIS (gepris.dfg.de/) beispielsweise durch Eingabe des Begriffs „Retrokonversion“ recherchiert und die jeweiligen Ansprechpartner angezeigt werden.

Auswahl der Findmittel

Für die Retrokonversion kommen archivische Findmittel jeder Art in Betracht, egal ob sie maschinenschriftlich, gedruckt, handschriftlich, gebunden oder in Form von Karteikarten vorliegen. Auch heterogene Findmittel, die zum Teil aus maschinenschriftlichen und zum Teil aus handschriftlichen Einträgen bestehen, können retrokonvertiert werden. Sie dürfen jedoch nicht bereits in einem digitalen Medium (z.B. Excel-, Word-Dateien) vorliegen. Da ein Ziel des Projekts darin besteht, die Findmittel der Forschung dauerhaft im Internet zur Verfügung zu stellen, dürfen sie auch keinen archivrechtlichen oder datenschutzrechtlichen Fristen unterliegen oder zu Beständen gehören, die mit einem Eigentumsvorbehalt belegt sind, wie sie gelegentlich in Depositalverträgen vereinbart sind.

Der einzelne Eintrag eines archivischen Findmittels verweist dabei in der Regel auf eine Archivalieneinheit. Reine Indizes, die nicht als Index zum Findmittel selbst erstellt wurden sondern auf mehrere Archivalien hinweisen, sind nicht förderfähig. Ebenso verhält es sich mit Namenslisten, die für personalgeschichtliche Recherchen angelegt wurden.

In jedem Fall sind Beispielscans der ausgewählten Findmittel hilfreich, die von den Archiven angefertigt werden. Sollten Indexseiten vorhanden sein, sollte von diesen ebenfalls mindestens ein Probescan angefertigt werden. Darüber hinaus wählen Sie mindestens drei Seiten für einen Probescan aus. Die Beispielscans sollten den Dienstleistern und gegebenenfalls auch den DFG-Gutachtern einen Eindruck von der Beschaffenheit des Findmittels verschaffen.

Zu jedem Findmittel sollte aufgezeigt werden, inwieweit die Forschung von einer besseren Verfügbarkeit profitiert und welche Stellung der dazugehörige Bestand im Gesamtgefüge des Archivs einnimmt. In diesem Kontext sollte auch die überregionale Bedeutung des referenzierten Bestandes beschrieben werden.

Die vorgesehenen Findmittel müssen als Mindeststandard eine Titelaufnahme, eine Laufzeitangabe und eine Signatur aufweisen. Da eine zeitnahe Online-Stellung angestrebt ist, müssen sich die Nacharbeiten in Grenzen halten. Verbesserungen wie die Angleichung an die aktuelle Rechtschreibung, die Ersetzung von Platzhaltern (wie z.B. dsgl.) oder die Auflösung von Abkürzungen sind meist zügig vollzogen. Auch die Neuvergabe von Signaturen - wenn beispielsweise beim Umstieg vom analogen aufs digitale Findmittel ein neues Signatursystem eingeführt wird - kann automatisiert erfolgen. Umfangreiche Bearbeitungen, die einer Nach- oder Neuverzeichnung gleichkommen, sind hingegen nicht möglich.

Berechnung von Förder- und Eigenanteil

Die Förderung der DFG zur Retrokonversion archivischer Findmittel versteht sich als Anschubfinanzierung. In jedem Förderprojekt muss eine Eigenleistung in Höhe von mindestens 50 % des Förderanteils - also mindestens einem Drittel des Gesamtprojekts - geleistet werden. Wird ein Projekt mit mehreren Projektpartnern durchgeführt, muss jedes antragstellende Archiv einen entsprechenden Anteil aus seinen Findmitteln im Eigenanteil bearbeiten.

In der Regel sollten auch die tatsächlichen Kosten des Förder- und Eigenanteils gegenüber gestellt werden. Dazu müssen beispielswiese alle Personalkosten, die für die Erbringung des Eigenanteils anfallen, mithilfe von Personalkostentabellen beziffert werden. Hinzu kämen die anfallenden Sachkosten etwa, wenn Sie auch den Eigenanteil an einen Dienstleister vergeben. Kosten für die Bereitstellung der technischen Infrastruktur, Raum- und Heizkosten können nicht als Eigenleistung kalkuliert werden.

Alternative:

Zur Berechnung der Gleichwertigkeit von VZE wurde in der Vergangenheit anhand der Marktpreise eine Matrix entwickelt, die es erlaubt, unterschiedliche VZE miteinander in Relation zu setzen. Als Basis dient dazu eine maschinenschriftliche Verzeichnungseinheit mit weniger als 300 Zeichen. Diese hat den Faktor 1. Weitere Arten von VZE sind mit entsprechend höheren Faktoren bewertet.

	Maschinenschriftliche Verzeichnungseinheiten (ms)	Handschriftliche Verzeichnungseinheiten (hs)
VZE mit einem Umfang kleiner als 300 Zeichen	1	3
VZE mit einem Umfang zwischen 300 und 1.000 Zeichen	2	6
VZE mit einem Umfang größer als 1.000 Zeichen	3	9

Beispiele:

Beispiel 1: Das Archiv XY besitzt 2 Findbücher, eines mit 150 (a) handschriftlichen VZE deren Umfang zwischen 300 und 1000 Zeichen liegt und eines mit 900 (b) maschinenschriftlichen VZE deren Umfang ebenfalls zwischen 300 und 1000 Zeichen beträgt. Die Mitarbeiter des Archivs entscheiden sich dafür die 150 handschriftlichen VZE im Eigenanteil und die 900 VZE im Förderanteil retrokonvertieren zu lassen.

Rechnung zu Beispiel 1:

(a): 150 x Faktor 6 = 900

(b): 900 x Faktor 2 = 1800

a = 900 (1/3 der Gesamtsumme, also 50% des Förderanteils)

Erklärung: Die 150 VZE entsprechen nach Multiplikation des Faktors 6 (Siehe Tabelle) 900 VZE, bei den 900 VZE wird dem entsprechend mit dem Faktor 2 multipliziert. Diese faktorisierten Zahlen (900 und 1800) sind Grundlage der Berechnung. So dass es sinnvoll erscheint die 150 handschriftlichen VZE eventuell im eigenen Haus durch Mitarbeiter (da aufwendig und vermutlich viele Rückfragen) und den Förderanteil an einen Dienstleister zu vergeben.

Beispiel 2: Das Archiv XY besitzt 3 Findbücher mit je 1000 VZE, Findbuch (a), hat 1000 handschriftliche VZE mit weniger als 300 Zeichen, Findmittel (b) und (c) haben je 1000 maschinenschriftliche VZE mit mehr als 1000 Zeichen. Die Mitarbeiter des Archivs entscheiden sich dafür die 1000 handschriftlichen VZE im Eigenanteil und die 2000 VZE im Förderanteil retrokonvertieren zu lassen.

Rechnung zu Beispiel 2:

(a): 1000 x Faktor 3 = 3000

(b): 1000 x Faktor 3 = 3000

(c): 1000 x Faktor 3 = 3000

b + c = 6000

a = 3000 (1/3 der Gesamtsumme, also 50% des Förderanteils)

Erklärung: Da die Anzahl der VZE von Findmittel (a) genau der Hälfte der kumulierten Findmittel (b) und (c) entspricht, also 50% des Förderanteils bzw. einem Drittel der Gesamtsumme von 9000 VZE, ist es möglich die handschriftlichen VZE im Eigen- und die maschinenschriftlichen VZE im Förderanteil retrokonvertieren zu lassen.

Beispiel 3: Das Archiv XY besitzt eine Findmittelkartei mit 10000 VZE, davon sind 8000 (a) maschinenschriftliche VZE mit einem Umfang von weniger als 300 Zeichen, 1000 (b) maschinenschriftliche VZE mit einem Umfang zwischen 300 und 1000 Zeichen sowie 500 (c) maschinenschriftliche VZE mit einem Umfang von mehr als 1000 Zeichen und 500 (d) maschinenschriftliche VZE die aufgrund der Anzahl ihrer Ergänzungen als handschriftliche VZE zählen, diese haben einen Umfang von 300 bis 1000 Zeichen. Die Mitarbeiter des Archivs entscheiden sich dafür die Findmittelkartei zu splitten.

Rechnung zu Beispiel 3:

(a): 8000 x Faktor 1 = 8000

(b): 1000 x Faktor 2 = 2000

(c): 500 x Faktor 3 = 1500

(d): 500 x Faktor 6 = 3000

a – 350 = 7650 + b = 9650

350 + c + d = 4850 (diese Zahl entspricht ungefähr 1/3 der Gesamtsumme und min. 50% des Förderanteils)

Erklärung: Falls nur ein umfangreicheres analoges Findmittel vorhanden ist, ist es notwendig dieses zu splitten und wie auch beim Vorgehen mit anderen Findmitteln, mindestens 50% des Förderanteils im Eigenanteil zu retrokonvertierten. Sie werden im seltensten Fall genau die Hälfte des Förderanteils erreichen, im Regelfall bleibt eine zwei- bis dreistellige Menge an VZE auf der Seite des Förderanteils übrig.

Natürlich gehen nicht alle Rechnungen so gut auf wie in den obigen Beispielen, als Hilfestellung empfehlen wir daher die Nutzung des Mengengerüsts. In diesem sind die entsprechenden Formeln hinterlegt.

Das heißt auch:

9 maschinenschriftliche VZE unter 300 Zeichen entsprechen:

4,5 ms VZE zwischen 300 und 1.000 oder
3 ms VZE über 1.000 Zeichen oder
3 hs VZE unter 300 Zeichen oder
1,5 hs VZE zwischen 300 und 1.000 oder
1 hs VZE über 1.000 Zeichen

Gleichwertig sind alle VZE, die sich innerhalb derselben Kategorie befinden sowie

ms VZE > 1.000 = hs VZE < 300

Umrechnungsbeispiel 1:

10.000 ms VZE unter 300 Zeichen entsprechen

10.000 ms VZE < 300 (Faktor 1)
5.000 ms VZE 300-1000 (Faktor 2)
3.334 ms VZE > 1.000 (Faktor 3)
3.334 hs VZE < 300 (Faktor 3)
1.667 hs VZE 300-1.000 (Faktor 6)
1.112 hs VZE > 1.000 (Faktor 9)

Umrechnungsbeispiel 2:

3.975 hs VZE 300-1.000 Zeichen entsprechen

23.850 ms VZE < 300 {(3.975 x 6) / 1}
11.925 ms VZE 300-1.000 {(3.975 x 6) / 2}
7.950 ms VZE > 1.000 {(3.975 x 6) / 3}
7.950 hs VZE < 300 {(3.975 x 6) / 3}
3.975 hs VZE 300-1.000 {(3.975 x 6) / 6}
2.650 hs VZE > 1.000 {(3.975 x 6) / 9}

Zeitplan zur Antragstellung

Folgende Aufstellung bietet Ihnen einen Überblick über die zeitlichen Abläufe einer Antragstellung. Nach der Bewilligung haben Sie für die anschließende Durchführung maximal 36 Monate Zeit. Anträge können jederzeit bei der DFG gestellt werden. Es gibt keine festen Antragstermine. Nicht alle Punkte sind zwingend umzusetzen, wenn Sie beispielsweise bereits über Im-/Export-Schnittstellen verfügen, müssen diese natürlich nicht mehr programmiert werden. Die Zeitangaben beruhen auf Erfahrungswerten, einzelne Arbeitsschritte können natürlich länger oder kürzer ausfallen. Die Bearbeitung des Eigenanteils kann parallel zu den o.g. Arbeitsschritten erfolgen oder im Anschluss an die Bearbeitung des Förderanteils. Die entsprechenden Arbeitsschritte (Retrokonversion, Qualitätssicherung; Online-Stellung) sind dann an der jeweiligen Stelle in den Zeitplan zu integrieren.

Bitte passen Sie diesen Zeitplan an die Situation in Ihrem Archiv an.

Antragsvorbereitung – Rechnen Sie für die Antragsvorbereitung (Auswahl der Findmitttel, Datenerhebung) 2-4 Monate

Umfasst:

Auswahl geeigneter Findmittel

Technische Fragen wie die OCR-Eignung, die Lesbarkeit der Handschrift oder inhaltliche Fragen zur Plausibilität der Auswahlkriterien sind im Vorfeld zu klären. Die relevanten Daten können mit Hilfe unserer vorbereiteten Hilfsmittel und Formulare erhoben werden.

Markterkundung: Einholung und Prüfung der Kostenvoranschläge von Digitalisierungsdienstleistern

Sind die Findmittel ausgewählt und die relevanten Daten erhoben, müssen zur Abschätzung der Kosten (und damit der potentiellen Fördersumme) Kostenvoranschläge von Dienstleistern eingeholt werden. Sie können dafür die Musterleistungsbeschreibung verwenden.

Antragstellung

Umfasst:

Ausarbeitung des Antrags und der Anlagen

Während bei den Dienstleistern die Kostenkalkulationen erstellt werden, formulieren Sie den konkreten Förderantrag.

Antragsverfahren bei der DFG

Die Gutachterausschüsse der DFG benötigen für die Bearbeitung Ihres Antrages ca. 6-7 Monate. In dieser Zeit kann es vorkommen, dass Sie Rückfragen der DFG-Geschäftsstelle oder von den Gutachtern erhalten, die sich aus dem Begutachtungsverfahren ergeben. Das Verfahren wird nach der Beantwortung der Rückfragen fortgesetzt.

Die DFG achtet auf ein möglichst transparentes Begutachtungsverfahren. Die einzelnen Schritte können über das DFG-Portal für Antragsstellende, Gutachter und Gremienmitglieder "elan" nachvollzogen werden. Dazu bekommen Sie nach Antragstellung entsprechende Registrierungsinformationen.

Entscheidung der DFG

im Bewilligungsfall:

a.) Vergabe des Retrokonversionsauftrags

ca. 3 – 6 Monate

b.) Personalgewinnung / Stellenausschreibung

ca. 2 – 5 Monate

Umfasst:

Nach erfolgreicher Bewilligung gelten bei Ausschreibung und Vergabe an einen externen Dienstleister die Vorschriften der jeweiligen Verwaltung.

Formulierung der Erfassungsanweisungen je Findmittel in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister 2 – 4 Wochen

a.) Formulierung der Erfassungsanweisungen je Findmittel in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister
ca. 2 – 4 Wochen

b.) Einarbeitung, Absprache der Erfassungsanweisungen, Projektplanung
ca. 2 – 4 Wochen

Orientieren Sie sich für die Ermittlung des zeitlichen Umfangs für die Formulierung der Erfassungsanweisung und für die Durchführung der Retrokonversion an dem zeitlichen Umfang, den der Dienstleister im Rahmen des Kostenvoranschlags angibt.

Durchführung der Retrokonversion beim Dienstleister (je nach Umfang des Projekts ca. 3 – 6 Monate oder länger)

Der Eigenanteil kann entweder gemeinsam mit dem Förderanteil an einen Dienstleister vergeben werden oder mit eigenem Personal in Ihrem Archiv erbracht werden. Dabei sollte die Summe der beantragten Personalmittel nicht über der Summe des kostengünstigsten Kostenvoranschlags liegen. Die addierten Zeiten von 6. und 7. ergeben den Zeitrahmen der Förderdauer.

Beantwortung von Rückfragen des Dienstleisters oder Mitarbeitenden durch das Archiv XYZ zeitgleich zum letzten Arbeitsschritt

Kontrolle und Abnahme des Arbeitsergebnisses durch das Archiv XYZ ca. 6 – 12 Wochen

Falls erforderlich - Hinweis:

Falls eine Import-/Exportschnittstelle zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht existiert, kann dies zu einer negativen Rückmeldung seitens der DFG führen. Wir empfehlen daher, dass die Programmierung einer Importschnittstelle vor Beginn des Projektes durchgeführt wird.

Programmierung einer EAD / SAFT Importschnittstelle für das eigene Archivsystem XYZ zeitgleich zum letzten Arbeitsschritt/ ca. 4 Wochen / sollte Entfallen….

Umfasst:

Erstellung bzw. Abnahme des Mappings

Der Begriff "Mapping" meint die Zuweisung einer archivischen Erschließungsinformation (Titel, Signatur, Laufzeit etc.) auf ein XML-Element der verwendeten Auszeichnungssprache (EAD oder SAFT). Bei Vergabe an einen Dienstleister findet meist ein Treffen zwischen Ihnen und dem Dienstleister statt, bei dem die Erfassungsanweisungen für jedes Findmittel und somit auch das Mapping besprochen wird.

Führen Sie Ihr Retrokonversionsprojekt ohne Hilfe eines Dienstleisters selbst durch, müssen Sie sich spätestens beim Export der Daten aus Ihrem Findmittelssystem überlegen, wie sie welche Komponenten mappen.

Import der EAD / SAFT Daten in das eigene Archivsystem XYZ und Kontrolle des Importergebnisses, gegebenenfalls Nachbearbeitung ca. 4 Wochen

Programmierung einer EAD / SAFT Exportschnittstelle für die Datenlieferung an überregionale Portale zeitgleich zu Arbeitsschritt 10/ ca. 4 Wochen /sollte Entfallen…

Online-Stellung der retrokonvertierten Findmittel unter http://www.... und http://www.... ca. 2 Wochen

Abschlussbericht

Kosten von Retrokonversionsprojekten

Die Kosten der Retrokonversion variieren je nach Beschaffenheit der Verzeichnungseinheiten (VZE) und können an dieser Stelle nicht pauschal angegeben werden. Einfluss auf die Kosten haben z.B. Art und Umfang, nötige Nachbearbeitungen oder OCR-Eignung der VZE. Ferner schlägt es sich auf die Kosten nieder, ob die Findmittel außer Haus gegeben werden können, Indices zu retrokonvertieren sind oder ob gebundene Findmittel aufgeschnitten werden können.

Für jedes Einzelprojekt ist eine Markterkundung durchzuführen, in der mindestens zwei Kostenvoranschläge für das geplante Retrokonversionsprojekte einholt werden. Auf dieser Grundlage entscheidet die DFG über die Höhe der Bewilligungssumme.

Die Koordinierungsstelle Retrokonversion konnte in 6 Jahren Beratung keine konstanten Durchschnittpreise feststellen. Die Preise variieren zwischen den unterschiedlichen Dienstleistern teilweise so sehr, dass es bei zu hohen Varianzen empfehlenswert sein kann, Kostenvoranschläge von mehr als zwei Dienstleistern einzuholen.

Markterkundung

Eine Markterkundung ist notwendig, um die Kosten für ein Retrokonversionsprojekt hinreichend nachvollziehbar abschätzen zu können. Von der ehemaligen Koordinierungsstelle Retrokonversion wurden Hilfsmittel erarbeitet, mit denen diese Markterkundung erleichtert werden soll. Hilfreiche Unterlagen für die Markterkundung sind zum einen die Musterleistungsbeschreibung, das je Findmittel einmal ausgefüllte Formular sowie Probescans. Als Basis für die Zahlen der Leistungsbeschreibung kann die Datei Mengengerüst herangezogen werden, die auch zur Ermittlung des Eigen- und Förderanteils verwendet werden kann. Als Hilfsmittel zur Fertigstellung von Mengengerüst und Leistungsbeschreibung stehen folgende Dateien zur Verfügung.

Hinweise zum Ausfüllen der Musterleistungsbeschreibung (.pdf) 280 kb

Hinweise zum Ausfüllen des Mengengerüsts (.pdf) (332 kb)

Hinweise zum Ausfüllen des Formulars (.pdf) (296 kb)

Die folgende Auflistung soll die Vorbereitung eines Retrokonversionsprojektes erleichtern und für die technischen Aspekte eines solchen Projektes sensibilisieren. Die meisten Punkte werden beantwortet, wenn das Formular konsequent ausgefüllt wird.

Zweck der Images - Wofür werden die Scans erfasst?

nur Zwischenschritt zur Datenerfassung
Online-Präsentation der Bilder geplant
Angabe der Bildnummer in der Datei

Scanort – Wo können die Scans erfasst werden?

nur vor Ort im Archiv
außer Haus möglich
Findmittel können außer Haus sein für ...Wochen
Transport der Findmittel durch den Dienstleister?

Art der Vorlagen – In welcher Form liegen die Findmittel vor?

Findbuch

Gebunden
- Kann/ kann nicht aufgeschnitten werden
scheint die Schrift durch?

Karteikarten

Mit Büroklammern
mit kleinen Zetteln oder ähnlichem

Lose Blätter

scheint die Schrift durch?

Mikrofilm

Rollfilm
Mikrofiche
Makrofiche

Seitenzahlen - Rückseiten beachten!

Format der Vorlagen – In welchem Format liegen die Findmittel vor?

DIN A 4
DIN A 4 folio
DIN A 5
DIN A 6
andere ………

Technische Parameter – Sind Einzugsscanner erlaubt?

ja
nein

Allgemeine Informationen zur Antragsausarbeitung

Um Ihnen die Vorbereitung auf Ihr Retrokonversionsprojekt zu erleichtern und Ihren administrativen Aufwand gering zu halten, hat die ehemalige Koordinierungsstelle Retrokonversion allgemeine Informationen zur Antragsausarbeitung für Sie vorbereitet. Diese Informationen basieren auf dem Leitfaden zur Antragstellung im Bereich Wissenschaftliche Literaturversorgungs- und Informationssysteme (LIS ) der DFG.

1. Arbeitsschritte und Zeitplan

Arbeitsschritte und Zeitplan für die Erbringung des Förderanteils

Der folgende Musterzeitplan basiert auf den Erfahrungen der Koordinierungsstelle Retrokonversion. Nicht alle Punkte sind zwingend umzusetzen, wenn Sie beispielsweise bereits über Im-/Export-Schnittstellen verfügen, müssen diese natürlich nicht mehr programmiert werden. Die Zeitangaben beruhen ebenfalls auf Erfahrungswerten, einzelne Arbeitsschritte können natürlich länger oder kürzer ausfallen. Bitte passen Sie diesen Zeitplan an die Situation in Ihrem Archiv an.

Für den ersten Arbeitsschritt gibt es je nach Bearbeitung (Vergabe an Dienstleister/Inhouse-Bearbeitung) des Projekts zwei Möglichkeiten
1. Vergabe des Retrokonversionsauftrags ca. 3 – 6 Monate
2. Personalgewinnung / Stellenausschreibung ca. 2 – 5 Monate
Vorbereitende Arbeiten (ebenfalls zwei Varianten)
1. Formulierung der Erfassungsanweisungen je Findmittel in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister ca. 2 – 4 Wochen
2. Einarbeitung, Absprache der Erfassungsanweisungen, Projektplanung ca. 2 – 4 Wochen
Durchführung der eigentlichen Retrokonversion (incl. Beantwortung von Rückfragen des Dienstleisters oder Mitarbeitenden) - Je nach Projektvolumen 3 – 6 Monate oder länger
Qualitätskontrolle ggf. Abnahme der Arbeitsergebnisse durch das Archiv XYZ ca. 6 – 12 Wochen
Einrichtung bzw. Spezifizierung der EAD / SAFT Schnittstelle für das eigene Archivsystem XYZ zeitgleich zu Arbeitsschritt 5 / ca. 4 Wochen / Entfällt
Falls Bearbeitung durch Dienstleister: Import der EAD / SAFT Daten in das eigene Archivsystem XYZ und Kontrolle des Importergebnisses, gegebenenfalls Nachbearbeitung ca. 4 Wochen
Export der EAD / SAFT Daten und Online-Stellung der retrokonvertierten Findmittel unter http://www.... und http://www.... ca. 2 Wochen

Die Bearbeitung des Eigenanteils kann parallel zu den o.g. Arbeitsschritten erfolgen oder im Anschluss an die Bearbeitung des Förderanteils. Die entsprechende Arbeitsschritte (Retrokonversion, Qualitätssicherung; Online-Stellung) sind dann an der jeweiligen Stellen in den Zeitplan zu integrieren.

2. Ausgangslage

Ausgangslage/Stand der Forschung bzw. Entwicklung

Hintergrund des Antrags ist der Bedarf der Forschung, einen möglichst zentralen und online basierten Zugriff auf die Findmittel der deutschen Archive zu erhalten, um unterschiedlichste historische, kunsthistorische, religionsgeschichtliche, medizinhistorische, musikhistorische, wissenschaftsgeschichtliche, sozialwissenschaftliche und andere Fragestellungen besser bearbeiten zu können.

Die deutschen Archive verfügen überwiegend über eine zeitgemäße IT-Ausstattung und machen wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Interessenten Fachinformationen online zugänglich. Findmittel zu den Archivbeständen bieten mit den darin enthaltenen Verzeichnungseinheiten die grundlegenden Informationen, um auf alle Arten archivischer Quellen zuzugreifen. Eine große Anzahl älterer Findmittel liegt aber noch nicht in digitaler Form vor. Diese Findmittel sollen retrokonvertiert werden, um sie gemeinsam mit den originär digital erstellten Findmitteln im Internet zugänglich zu machen.

Der Antrag auf Förderung der Retrokonversion von Findmitteln des Archivs XYZ geschieht vor dem Hintergrund des Förderprogramms, das die DFG in ihrem Positionspapier zum Bereich „Wissenschaftliche Literaturversorgung und Informationssysteme“ (2006) unter den Schwerpunkten der Förderung bis 2015 aufgeführt hat.

Eigene Vorarbeiten:

Hier sollten knapp (i.d.R. maximal 1/2 Seite) die wichtigsten Ergebnisse der eigenen einschlägigen Arbeiten auf dem Gebiet der Digitalisierung und Online-Stellung von Findmitteln zusammengefasst werden. Also z.B. Angaben darüber,

• seit wann Findmittel digital erstellt werden,

• ob und in welchem Umfang bereits ältere Findmittel retrokonvertiert wurden,

• seit wann und wie viele Findmittel bereits online recherchierbar sind,

• wo diese Findmittel online zu finden sind (in eigenen Systemen und/oder überregionalen Portalen)

Findmittel im Internet präsentieren

Eines der wesentlichen Ziele des Förderprogramms ist es, archivische Findmittel zur freien Recherche im Internet zur Verfügung zu stellen. Entsprechend müssen alle Findmittel, die in einem DFG geförderten Retrokonversionsprojekt bearbeitet werden – egal ob aus dem Förder- oder aus dem Eigenanteil – am Ende in einer Online-Datenbank präsentiert werden.

Es liegt im eigenen Interesse der Projektteilnehmer, ihre Findmittel an dem Ort zu präsentieren, an dem auch ihre übrigen digitalen Findmittel bereitgestellt werden. Das kann der archiveigene Internetauftritt sein, ein übergreifendes Portal oder eine Internetplattform der Archivsoftware.

Aus der Perspektive der wissenschaftlichen Forschung und anderen Benutzerinnen und Benutzern ist es jedoch sinnvoll, dass die Findmitteldaten auch in Archivportalen recherchierbar sind, die über den Bezugsrahmen eines einzelnen Archivs hinausgehen. Daher ist es erforderlich, die Daten auch an ein überregionales Portal zu liefern. Da hierfür bislang ein nationales Archivportal noch nicht zur Verfügung steht, bieten sich hierfür etliche Länderarchivportale oder auch manche thematischen Portale an.

Folgende Länderarchivportale ermöglichen neben allgemeinen Angaben über die Archive auch die Online-Recherche in Archiven:

Ariadne für Archive aus Mecklenburg-Vorpommern
Archivportal Niedersachsen
Archive in NRW
Archivportal Thüringen
Hessisches Archiv-Dokumentations- und Informations-System HADIS
Archivportal für den Südwesten , dass für Archive aus Rheinland-Pfalz und dem Saarland offen steht

Das Bundesarchiv ist als deutscher Projektpartner im APEx-Projekt an der Weiterentwicklung und dem Ausbau des Archivportals Europa beteiligt. Derzeit nimmt das APEx-Projektteam im Bundesarchiv die Aufgabe als Ansprechpartner (Country Manager) für die deutschen Archive und für das Archivportal Europa wahr. Weiterführende und aktuelle Informationen zum Projekt und zur Arbeit im Bundesarchiv können Sie auf der Webseite http://www.archivgut-online.de einsehen.

Thematisches einschlägige Findmitteldaten können auch im Archivportal des Netzwerks SED-/FDGB-Archivgut eingestellt werden.

Darüberhinaus gibt es Portale, die archivgutspezifische Findmittel präsentieren, wie das Monasterium -Projekt für Urkunden. Für Findmitteldaten zu Nachlässen können die Zentrale Datenbank Nachlässe beim Bundesarchiv sowie der im Bibliotheksbereich verbreitete Verbundkatalog Kalliope genutzt werden.

Als spartenübergreifendes Portal, in das Daten von Bibliotheken, Museen und Archiven einfließen, ist auch das BAM-Portal sehr gut für die Präsentation von digitalen Findmitteln geeignet.

Während die meisten der genannten Portale von der DFG finanziell unterstützt wurden bzw. werden, bieten auch Hersteller von Archivsoftware die kostenpflichtige Möglichkeit, Findmitteldaten online zu präsentieren. Für Augias-Nutzer ist diese Möglichkeit beispielsweise auf Findbuch.net gegeben.

Gegenwärtig wird im Rahmen der Deutschen Digitalen Bibliothek ein nationales Archivportal vorbereitet, in das nach Fertigstellung sämtliche Daten aus allen Retrokonversionsprojekten einfließen sollen.

Ziel der Onlinestellung ist nicht die Bereitstellung von PDFs oder verschlagworteten Imagekatalogen, sondern eine in Volltext recherchierbare Darstellung der Findmittel. Durch eine Bereitstellung lediglich von PDFs wäre nur eine Recherche bis auf Findmittelebene möglich. Der Nutzer müsste das Findmittel kennen um in diesem zu recherchieren. Eine Imagedigitalisierung ist nur so gut wie Ihre Verschlagwortung und bietet nicht den vollen Recherchekomfort, der durch eine Bereitstellung der findmitteleigenen Metadaten gegeben ist. So kann bei einer Imagedigitalisierung in der Regel keine Volltextsuche über alle in einem Findmittel aufgenommenen Metadaten (Enthält-Vermerke, Laufzeit, Titel etc.) erfolgen. Darüber hinaus eignet sich für eine Ablieferung an Archivportale nur die Übermittlung der Metdadaten in Form von Standard-Austauschformaten wie EAD und SAFT.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Bitte beachten: die zur Verfügung gestellten Informationen, Merkblätter und Formulare auf den Seiten der Koordinierungsstelle stellen lediglich Hilfsmittel dar. Die Konsultation dieser Seiten und die Nutzung entsprechender Formulare ist somit keine Voraussetzung für eine positive Begutachtung Ihres Retrokonversionsprojekt. Alle für eine Antragstellung notwendigen Informationen finden Sie nur auf den Seiten der DFG.

Welche Archive können eine Förderung beantragen?

Förderfähig sind Archive, die sich in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft befinden oder ausschließlich mit öffentlichen Mitteln finanziert werden: Staatsarchive, Kommunalarchive, Universitätsarchive, Kirchenarchive, Wirtschaftsarchive usw. Private Archive wie etwa Adelsarchive können nicht am Förderprogramm teilnehmen.

Wann können Förderanträge eingereicht werden?

Anträge zur Findmitteldigitalisierung können direkt bei der DFG gestellt werden. Die Anträge werden als regulärer Bestandteil des Förderprogramms „Erschließung und Digitalisierung“ bearbeitet.

Wie lange dauert ein Projekt?

Die Gesamtdauer des Projektes ist von verschiedenen Faktoren abhängig. In erster Linie sind die Anzahl und die Qualität der Findmittel, die retrokonvertiert werden sollen, ausschlaggebend. Für handschriftliche Findmittel sollte beispielsweise mehr Zeit eingeplant werden, als für maschinenschriftliche.
Für die Abwicklung eines Projektes sind in Regel 12 bis 18 Monate zu veranschlagen. Die maximale Gesamtdauer darf 3 Jahre nach der Bewilligung nicht überschreiten.

Was kann retrokonvertiert werden?

Grundsätzlich können alle Arten von Findmitteln retrokonvertiert werden: handschriftliche, maschinenschriftliche oder gedruckte Findbücher ebenso wie Karteikarten, lose Blätter oder gebundene Findbücher.
Nicht förderfähig sind Findmittel, die archivrechtlichen oder datenschutzrechtlichen Sperrfristen unterliegen oder aus anderen Gründen nicht zugänglich sind. Ebenfalls nicht förderfähig sind solche Findmittel, deren Bestände einem Eigentumsvorbehalt unterliegen, wie es häufig bei Deposita der Fall ist. Überdies dürfen die Findmittel nicht bereits in einem digitalen Format vorliegen.

Welche Eigenleistung muss das Archiv erbringen?

Um eine Förderung durch die DFG zu erhalten, muss eine Eigenleistung von 50 Prozent der Fördermenge nachgewiesen werden. Das bedeutet, dass ein Drittel des Gesamtprojektes mit eigenen Ressourcen bearbeitet werden muss.
Werden Fördermittel für die Retrokonversion von 1.000 Verzeichnungseinheiten beantragt, muss das Archiv 500 gleichwertige Verzeichnungseinheiten mit eigenen Mitteln retrokonvertieren. Die Eigenleistung muss innerhalb von höchstens drei Jahren nach der Bewilligung eines Antrags erbracht werden. Retrokonversionsarbeiten, die vor Bewilligung des Projektes geleistet wurden, können nicht berücksichtigt werden.

Wie wird der Eigenanteil berechnet?

Zur Berechnung des Eigenanteils werden die zu retrokonvertierenden Verzeichnungseinheiten (VZE) als Berechnungsgrundlage heran gezogen. Weiterführende Informationen zur Berechnung finden Sie hier .

Gibt es Vorgaben bezüglich der Antragsmenge?

Nein. Die Fördermittel werden unabhängig von der Größe der Bestände bewilligt. Es kann sowohl die Förderung von 1.000 als auch von 100.000 Verzeichnungseinheiten beantragt werden. Allerdings sollte bedacht werden, dass eine Antragsstellung bei einem zu geringen Antragsvolumen unwirtschaftlich wird.

Muss das Retrokonversionsprojekt mit einem Dienstleister abgewickelt werden?

Können Sie nachweisen, dass die Retrokonversion im eigenen Haus (In-House Lösung) wirtschaftlicher ist als die Vergabe an einen Dienstleister, können auch Sach- bzw. Personalmittel beantragt werden. Die DFG bewilligt seit der Einführung der flexibilisierten Förderung in allen Fördervorhaben Personalmittel grundsätzlich in Form von pauschalierten Beträgen. Die aktuellen Werte finden Sie hier .

Wo reiche ich Förderanträge ein?

Die Anträge werden direkt bei der DFG eingereicht. Ansprechpartnern ist Frau Dr. Franziska Regner (Franziska.Regner@dfg.de Telefon: +49 228 885-2094).

Was geschieht mit den retrokonvertierten Findmitteln?

Die geförderten Archive verpflichten sich, alle in Eigenleistung und durch DFG-Mittel retrokonvertierten Findmittel in einem institutionenübergreifenden Portal und auf der eigenen Internetseite zur Verfügung zu stellen. Weiterführende Informationen dazu finden Sie hier .

In welche Datenformaten müssen die retrokonvertierten Findmittel vorliegen?

Ziel dieser DFG-Förderlinie ist u.a. die Etablierung eines archivischen Datenaustauschformats. Ihre retrokonvertierten Findmittel müssen daher entweder in EAD-XML oder SAFT-XML vorliegen. Aktuellere Versionen der gängigen Archivsoftwareprodukte unterstützen i.d.R. beide Formate und weisen entsprechende Im- und Export Schnittstellen auf. Es wird empfohlen den Export der Daten im EAD(DDB)-Profil vorzunehmen.

Wer erstellt das Mapping zwischen den Findmitteln und dem Zielformat SAFT bzw. EAD?

Das Mapping wird vom Dienstleister in Absprache mit den Archiven erstellt. Bei Projekten, die ohne Dienstleister durchgeführt werden, bereitet das Archiv das Mapping vor. In der ehemaligen Koordinierungsstelle wurde hierzu ein Mappingformular entstellt. Mit diesem Formular besitzt man eine Übersicht der wichtigsten Elemente, aufgeteilt in Bestandsangaben, Gliederundsebenen/Serien und der Ebene der Archivalieneinheit. Dabei wird auch auf die entsprechenden EAD- und SAFT– Pfade, in denen die Elemente verwendet werden, verwiesen.

Kann ein Archiv ein zweites Mal DFG-Förderung für die Retrokonversion beantragen?

Ja, allerdings muss das erste Projekt abgeschlossen und die Findmittel online recherchierbar sein. Das Ende des Projekts muss der DFG rechtzeitig vor der Übermittlung des Neuantrags in einem Abschlussbericht angezeigt werden.

Was ist eine Programmpauschale?

Die Antragsteller der von der Deutschen Forschungsgemeinschaft geförderten Forschungsvorhaben erhalten generell einen pauschalen Zuschlag zur Deckung der mit der Förderung verbundenen indirekten Projektausgaben (Programmpauschale). In der öffentlichen Diskussion wird die Programmpauschale oftmals auch als „indirekte Projektkosten“ oder als „Overhead“ bezeichnet. Weitere Informationen finden Sie direkt bei der DFG .

Was geschieht mit meinem Antrag bei der DFG?

Die DFG achtet auf ein möglichst transparentes Begutachtungsverfahren. Die einzelnen Schritte können über das DFG-Portal für Antragsstellende, Gutachter und Gremienmitglieder "elan " nachvollzogen werden. Dazu bekommen Sie nach Antragstellung entsprechende Registrierungsinformationen. Eine Visualisierung des Antragsweges finden Sie hier .

Wie kann ich bewilligte Mittel abrufen?

Informationen über den Mittelabruf und über Verwendungsnachweise finden Sie bei Ihrem Bewilligungsbescheid. Formulare und Merkblätter können direkt bei der DFG heruntergeladen werden.

Meine Frage wurde hier nicht beantwortet, was tue ich jetzt?

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Dr. Franziska Regner ( Franziska.Regner@dfg.de Telefon: +49 228 885-2094) gerne zur Verfügung.