Nach der Bewilligung der Anträge der Pilotphase im Oktober soll nun die Vergabe der Retrokonversionsaufträge erfolgen. Das Bundesarchiv, das Landesarchiv Baden-Württemberg, die hessischen Staatsarchive und das Sächsische Staatsarchiv werden an Firmen vergeben, die bereits Erfahrung mit der Retrokonversion archivischer Findmittel haben. Die Retrokonversion der insgesamt etwa 245.000 Verzeichnungseinheiten wird voraussichtlich im Mai 2008 abgeschlossen sein.

Auch die Arbeitsabläufe in den folgenden Förderphasen konnten präzisiert werden:

• Bei der Antragsstellung müssen die voraussichtlichen Kosten für die Retrokonversion der im Antrag genannten Findmittel durch die Einholung unverbindlicher Kostenvoranschläge bei Dienstleistern ermittelt werden. Nach Bewilligung eines Antrags muß die Vergabe beim jeweiligen antragstellenden Archiv nach den vergaberechtlichen Rahmenbedingungen erfolgen. Es ist auch möglich, daß die Archivschule Marburg als Mitantragsteller auftritt, in diesem Fall könnte die Vergabe über die Archivschule abgewickelt werden. Das würde es ermöglichen, Rahmenverträge abzuschließen und so die Abläufe zu beschleunigen.
• Als Zielformat der Retrokonversion wird zukünftig nicht nur SAFT-XML, sondern auch EAD-XML zulässig sein.
• Während der Retrokonversion ist die Koordinierungsstelle erste Anlaufstelle für die Dienstleister. Sie beantwortet alle Rückfragen, soweit dies möglich ist, und berichtet zeitgleich an das antragstellende Archiv.
• Die Kontrolle der Ergebnisse geschieht durch die Koordinierungsstelle und durch die jeweiligen Archive. In der Regel wird die Koordinierungsstelle eine Erstkontrolle der Vollständigkeit, der Korrektheit der XML-Datei, der korrekten Hierarchieabbildung und Elementbelegung sowie der Textgenauigkeit durchführen. Die Endkontrolle erfolgt durch das antragstellende Archiv, das die Leistung auch abnehmen muß.
• Die Online-Stellung der retrokonvertierten Findbücher soll möglichst schnell nach Abschluß der Arbeiten erfolgen. Sollte es noch keine andere Möglichkeit zur Publikation geben (in der eigenen Online-Anwendung, im deutschen Archivportal oder anderen Portalen), so wird die Archivschule die retrokonvertierten Findmittel vorübergehend hosten. Die Koordinierungsstelle wird auf jeden Fall den Fortschritt der Retrokonversion je Findmittel dokumentieren und auf die publizierten Retrokonversionsergebnisse verlinken.